خمسة أسباب لحاجتك إلى برنامج محاسبة المطاعم في عام 2024

في عالم المأكولات والمشروبات المعقد، يعد برنامج تخطيط موارد المؤسسات في المطاعم (ERP) أداة متخصصة تدمج أنشطة المطاعم في مجال الأغذية والمشروبات (FOH)، مثل خدمة العملاء ومعالجة الطلبات، مع عمليات المكتب الخلفي (BOH)، التي تغطي المحاسبة والإدارة المالية ومراقبة المخزون والمهام الإدارية.

ما هو نظام المحاسبة للمطاعم?

برنامج محاسبة للمطاعم هو برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) متخصص في عالم الأغذية والمشروبات (F&B). وهو يدمج بين عمليات القسم الأمامي للمطعم (FOH) وعمليات القسم الخلفي (BOH). تشمل أنشطة خدمة العملاء مثل استقبال الضيوف، وتلقي الطلبات، ومعاملات نقاط البيع (POS)، أو زيادة البيع والترويج لعناصر القائمة. في الطرف الخلفي من أعمال المطاعم تكمن أعمال المحاسبة، إلى جانب الإدارة المالية، ومراقبة المخزون والمشتريات، والموارد البشرية، والعمليات الإدارية الأخرى. 

في أعمال المطاعم اليومية التي تعتمد على نظام نقاط البيع، يجب إدخال المدخلات مثل الطلبات أو عمليات التسليم، يدوياً في نظام المحاسبة إلى جانب حقيقة أن هذه مهمة مرهقة للغاية وتزداد مللاً كلما زاد حجم المطعم وطلباته، فإنها تترك أيضاً مجالاً للأخطاء البشرية، هذه الجوانب تجعل شركات المطاعم عرضة لعدم الكفاءة التشغيلية.

بل على العكس، يتيح برنامج المطاعم تكامل القسم الأمامي للمطاعم مع وحدة المحاسبة في عملية سلسة. وعلاوة على ذلك، وعلى عكس التكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات البديلة غير المتخصصة في صناعة المأكولات والمشروبات، فإن برنامج المحاسبة للمطاعم هو نظام تخطيط موارد المؤسسات الأصلي، مما يضمن التوافق بنسبة 100% بين عمليات القسم الأمامي للمطعم FOH وعمليات القسم الخلفي (BOH)، مما يحسن الكفاءة والدقة.

لماذا تحتاج إلى برنامج تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم?

1. عمليات تلقائية، تقلل من الأخطاء البشرية

تنطوي عمليات المطاعم على عدد لا يحصى من المهام، من إدارة المخزون ومعالجة الطلبات إلى المعاملات المالية، يؤدي إدخال نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP مع برنامج محاسبة متكامل إلى أتمتة هذه العمليات. على سبيل المثال، يضمن التتبع التلقائي للطلبات والفواتير الدقة من لحظة تقديم العميل للطلب إلى المعاملة النهائية. 

الإدخال اليدوي للبيانات عرضة للأخطاء، خاصةً في بيئة المطاعم المزدحمة. يمكن أن يكون للعلامات العشرية في غير محلها أو الأخطاء المطبعية أو الحسابات الخاطئة تأثير متتابع على مستويات المخزون والسجلات المالية والربحية الإجمالية. يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات مع برامج المحاسبة كحارس يقظ ضد هذه الأخطاء من خلال أتمتة المهام المتكررة، مما يقلل من الإشراف البشري.

2. التكامل بين القسم الأمامي للمطعم والقسم الخلفي

تحتاج المطاعم إلى برنامج محاسبة في المقام الأول للتكامل السلس الذي يوفره بين عمليات القسم الأمامي والخلفي.

ويضمن هذا التكامل تدفقاً متزامناً للبيانات، ويربط الأنشطة التي تواجه العملاء في قسم الاستقبال بالمهام المالية والإدارية الأساسية في القسم الخلفي.

بدءًا من تسجيل الطلبات اليومية إلى استلام العناصر الجديدة في قسم الاستقبال، تتم معالجة جميع هذه العمليات وغيرها من عمليات قسم الاستقبال تلقائيًا ومزامنتها مع برنامج المحاسبة، بحيث تتلقى وحدة المحاسبة البيانات تلقائيًا من موظفي الاستقبال في المطعم. 

من خلال إتاحة التحديثات الفورية والرؤى في الوقت الفعلي، يعزز هذا النهج المتكامل الكفاءة التشغيلية، ويمكّن من اتخاذ القرارات في الوقت المناسب، ويساهم في نظام إدارة مطعم متماسك بشكل عام.

3. الدقة المالية لدعم الأمور المالية للمطاعم

الدقة في السجلات المالية أمر لا غنى عنه لنجاح أي مطعم. من خلال العمليات المحاسبية المؤتمتة، يضمن نظام تخطيط موارد المؤسسات تسجيل البيانات المالية، بما في ذلك الإيرادات والمصروفات وهوامش الربح بدقة. وهذا لا يوفر فقط لمحة دقيقة عن الحالة المالية للمطعم، بل يسهل أيضًا اتخاذ قرارات دقيقة للنمو المستقبلي.

سجل جميع المعاملات المالية التي تحدث في المطعم، ومعلومات حول إدارة النقدية، وتتبع النفقات، والحسابات الدائنة والحسابات المدينة يتم مراقبتها باستمرار وربطها ببعضها البعض، مما يجعل إعداد التقارير المالية الدقيقة أسهل.

4. اتخاذ قرار في الوقت الفعلي

يوفر برنامج محاسبة الأغذية والمشروبات المناسب لإدارة المطاعم تقارير في الوقت الفعلي عبر أبعاد مالية أو محاسبية مختلفة، مثل التدفق النقدي وإدارة المخزون وإدارة النفايات والأرباح والخسائر وغير ذلك الكثير.

من خلال الوضوح الدقيق لهذه الأبعاد، في أي وقت معين، يمكنك اتخاذ قرارات مستنيرة في الوقت الحقيقي بشأن أي خطط تشغيلية أو خطط نمو، مثل

عند استخدام أداة نقاط البيع التقليدية، غير المتزامنة مع برنامج محاسبة، يحتاج المحاسبون إلى جمع البيانات عبر أنظمة متعددة (التدفق النقدي، والطلب المتوقع مقابل النفقات المتوقعة، والأرباح والخسائر، وما إلى ذلك)، الأمر الذي قد يستغرق وقتًا طويلاً لإنتاج تقرير مفصل.

إن عدم وجود رؤية فورية للأمور المالية الداخلية يجعل شركات المطاعم عرضة لزيادة النفقات.

5. تعزيز المرونة والسماح بالتركيز على النمو

تبقى قوة نظام تخطيط موارد المؤسسات في دمج جميع الأعمال بشكل الي. يمكن القيام بمهام مثل إدخال البيانات، أو إنشاء التقارير في ثوانٍ معدودة، من قبل الموظفين على مختلف المستويات التنظيمية، سواء أكانوا من ذوي الخبرة المحاسبية أم لا. وهذا يساهم في تبسيط العمليات التشغيلية.

يتيح برنامج المحاسبة مع تحليلات البيانات في الوقت الفعلي لأصحاب المطاعم أن يكونوا على اطلاع دائم بجميع المعاملات المالية، مع إمكانية الاطلاع على جميع النفقات والمبيعات، مما يتيح لهم اتخاذ قرارات سريعة ودقيقة.

وعلاوة على ذلك، يعمل نظام محاسبة المطاعم على تحسين التعاون بين مختلف الأقسام الداخلية من خلال مشاركة البيانات في الوقت الفعلي، وكذلك مع أصحاب المصلحة الخارجيين، مثل السلطات الضريبية والموردين.

لمن برنامج محاسبة المطاعم؟

يلبي نظام تخطيط موارد المؤسسات في المطاعم مع برنامج المحاسبة احتياجات جمهور متنوع، حيث يلبي احتياجات كل من المطاعم الصغيرة ذات الفرع الواحد والمطاعم الأكبر التي تملك عدة أفرع أو سلاسل المطاعم ذات العمليات المعقدة. سواء أكنت تدير مقهى صغير أو تدير مجموعة من الفروع، فإن النظام مصمم لتبسيط العمليات وتقليل الأخطاء وتوفير رؤى في الوقت الفعلي، مما يوفر نهجًا مخصصًا لتعزيز الكفاءة التشغيلية عبر مجموعة من أعمال المطاعم.

مجموعة مطاعم القصر الصيني. كان يستخدم نظام بولاريس تكنولوجيمع وحدة المحاسبة لمدة أربع (4) سنوات، محققاً نتائج مبهرة في أكثر من 50 فرعاً:

• تحسين سلسلة التوريد وإدارة المخزون
• تبسيط عمليات الشراء وتقليل الهدر
• تحسين التحكم في التكاليف والربحية
• تعزيز الكفاءة التشغيلية

وقد أتاحت هذه النتائج للمطعم تحقيق توسع مرن بنسبة 27% في عام واحد فقط من استخدام حل تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم مع وحدة المحاسبة.

أصحاب الأعمال الأصغر حجماً في مجال المأكولات والمشروبات، مثل شاحنات الطعام هوب ديزيرتس اند شيكس خفض إهدار المواد الخام بنسبة 20%، مما أدى إلى تحقيق وفورات مباشرة في التكاليف بنسبة 12% خلال السنة الأولى من تطبيق نظام Polaris لتخطيط موارد المؤسسات. بالإضافة إلى ذلك، مع وحدة المحاسبة في نظام بولاريس لتخطيط موارد المؤسسات المدمجة مع تطوير قائمة الطعام وظيفيًا، زادت حلويات هوب وشيكز بنسبة 15% من خلال زيادة ربحية الأصناف الأكثر مبيعًا.

تتحول برمجيات محاسبة المطاعم بسرعة من أداة تقليدية إلى نظام حيوي ضروري لتحقيق النمو المستدام في عام 2024. في حين أن العديد من خيارات نقاط البيع في المطاعم في السوق يمكن أن تتكامل مع برامج المحاسبة، فإن برنامج تخطيط موارد المؤسسات الأصلي للمطاعم يضمن تدفق البيانات بسلاسة 100% بين القسم الأمامي والقسم الخلفي، مما يضمن دقة البيانات وسلامتها.

منشورات مشابهة: