كيفية تقليل تكاليف الطعام من خلال إدارة المشتريات بكفاءة

اعتماد حل للمشتريات يتضمن إدارة فعّالة للمشتريات يمكن أن يؤدي إلى توفير يصل إلى 20٪ 20% savings.

هدر الطعام أمر لا مفر منه، لكن ما يمكنك فعله هو محاولة الحد من كمية الهدر وتقليلها قدر الإمكان باستخدام طرق مختلفة. إحدى هذه الطرق هي الإدارة الفعّالة للمشتريات.

How can إدارة المشتريات reduce your food costs: 

ابحث عن موردين موثوقين

قد يبدو هذا أمراً بديهياً، لكنه في غاية الأهمية لدرجة أنه يستحق الذكر. يجب عليك اختيار موردين موثوقين

قد يؤدي اختيار المورد الخطأ إلى عواقب وخيمة.

يمكن أن يؤدي التوتر الناتج عن تأخير الطلبات أو نفاد المخزون أو سوء جودة المنتجات إلى الإحباط وارتفاع التكاليف وانخفاض جودة الخدمة. بالإضافة إلى ذلك، قد تبدأ جودة طعامك في الانخفاض، مما قد يؤثر سلبًا على رضا العملاء ويؤدي إلى شكاوى. التقييمات السلبية من العملاء غير الراضين تضر بمطعمك أكثر.

عند اختيار الموردين، توخى الحذر الشديد وانتبه إلى جميع التفاصيل.

عند إجراء بحث عن الموردين، ضع في اعتبارك ما يلي:

• السمعة والمراجع:

اطلب التوصيات والمراجعات والمراجع من شركات مختلفة، خاصة تلك التي تعمل في مجالات ذات صلة. بالإضافة إلى ذلك، فكر في الاتصال بمطاعم أخرى استخدمت أيًا من الموردين الذين تفكر في التعامل معهم، واسألهم عن تجربتهم مع هؤلاء الموردين.

• جودة المنتج/الخدمة:

قبل الالتزام مع بائع ما، اطلب عينات أو منتجات تجريبية. بالإضافة إلى ذلك، قم بتدوين أي شهادات أو متطلبات جودة يتبعها المورد.

• الاتساق والموثوقية: 

قد تؤدي جودة المنتج أو التسليم في الوقت المحدد إلى إلحاق ضرر جسيم بمطعمك. قم بتحليل قدرة الموردين على توفير سلع عالية الجودة في الموعد المحدد. قم أيضًا بتقييم قدرة المورد على النمو مع أعمال مطعمك. 

• الاستقرار المالي: 

الموردون الذين يتمتعون بوضع مالي قوي هم أكثر قدرة على توفير سلع عالية الجودة في المواعيد المحددة. يجب تجنب الموردين الذين يعانون من مشاكل مالية لأن ذلك قد يؤثر على قدرتهم على توفير السلع بانتظام.

• المرونة:

تقييم قدرة المورد على تلبية المتطلبات الفريدة للمطعم، بما في ذلك الطلبات الخاصة ومواصفات التغليف وتواريخ التسليم.

View this post on Instagram

A post shared by Polaris Technology (@polaristechnology)

الشراء بالجملة: 

بمجرد تحديد معدل استهلاك المكونات وكميتها، خاصة العناصر القابلة لإعادة الاستخدام، يجب عليك التفاوض مع الموردين للحصول على أسعار أفضل. ومن الأمثلة الجيدة على هذه الصفقات شراء المواد الغذائية بكميات كبيرة وبتكلفة أقل للوحدة. تواصل مع المورد لمعرفة العروض الترويجية الحالية وأي خصومات قد تكون متاحة لك. يمكنك تحديد كمية المخزون المطلوبة ومعدل دوران المخزون باستخدام برنامج إدارة المشتريات.

مراجعة الفواتير:

يعد تقييم الفواتير إجراءً أساسيًا في الإدارة المالية للمؤسسة، لا سيما عندما يتعلق الأمر بالحسابات المستحقة الدفع. ويشمل هذا الإجراء المراجعة المنهجية للفواتير وتأكيدها والتحقق من صحتها لضمان دقتها واكتمالها ومطابقتها لجميع القوانين والقواعد والمتطلبات التعاقدية المعمول بها. والهدف من مراجعة الفواتير هو التأكد من دقتها وصحتها وكونها تعكس المنتجات أو الخدمات التي تم استلامها.

ابحث دائمًا عن أفضل الأسعار: 

ابحث عن أفضل العروض على المكونات دون خوف. لتحديد من يمكنه أن يقدم لك أفضل الأسعار، تحقق من عدة موردين. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك البحث عن عروض أو خصومات على المشتريات الكبيرة. أحد الجوانب المهمة التي يجب الانتباه إليها عند القيام بذلك هو الحفاظ على الجودة.

Negotiate With Your Suppliers

كن دائمًا واثقًا من قدرتك على التفاوض مع الموردين أو البائعين للحصول على شروط أفضل أو أسعار أقل.

نعم، يجب أن تتأكد من أن كلا الطرفين يستفيدان من الشروط التي تتفاوض عليها. استغلال البائع سيجعله غير راضٍ وقد يؤثر على جودة خدمتك.

ومع ذلك، يجب عليك تقييم مورديك بشكل متكرر بناءً على حالة السوق ومتطلبات شركتك لتحديد المجالات التي يمكن فيها خفض النفقات. واعتمادًا على حجم مشترياتك أو مستوى ولائك كعميل دائم، يمكنك التفاوض للحصول على شروط أفضل.

ضع في اعتبارك ما يلي عند التفاوض على الشروط مع الموردين:

• قدم بيانات المبيعات والسوق لدعم طلباتك.
• ضع توقعات وأهدافًا معقولة.
• إذا كانت الشروط لا تناسب عملك، فلا تتردد في ترك المورد والبحث عن مورد آخر.

إدارة المخاطر: 

احمِ أموالك النقدية وضعها في مكان مناسب لمنع السرقة. يجب أن يتلقى الموظفون تدريبًا على كيفية التعامل مع النقود النقدية وتشغيل ماكينات تسجيل النقدية والاستعداد لتدقيق السجلات.

استفد من بيانات نقاط البيع 

من خلال الاحتفاظ بسجلات دقيقة لكل معاملة، ومراقبة المبيعات، ومراقبة المخزون، وإعداد التقارير المالية التي تساعد المدير أو المالك في اتخاذ قرارات مالية أكثر استنارة، فإن حتى أنظمة نقاط البيع (POS) البسيطة ستكون جديرة بتكاليفها الأولية.

تسجيل بالفيديو: 

عندما يتم تسليم المنتجات التي طلبتها إليك، يجب عليك دائمًا التأكد من عدها أمام موظف التسليم للتأكد من أن طلب الشراء مطابق لما هو مكتوب على الورق وما تتسلمه بالفعل. في أي لحظة لا تنتبه فيها أو تدير ظهرك، قد يتسبب ذلك في فقدان بعض المنتجات، والتي قد يسهل على المورد الاستيلاء عليها، لذا تأكد من تركيب كاميرات تسجيل في مناطق تسليم واستلام البضائع.

استثمر في نظام أوامر الشراء

لتجنب كل هذه المشاكل، فإن أفضل حل هو الاستثمار في نظام أوامر الشراء الذي سيقوم بأتمتة هذه العملية نيابة عنك.

يوفر لك نظام الشراء ما يلي: 

سير العمل الآلي

لإنشاء عملية طلب شراء سلسة، يجب أن تكون قادرًا على تصميم أنشطة وسير عمل آلي فريد. يجب أن تنتقل العملية إلى المرحلة التالية تلقائيًا بعد تسليم جميع الموافقات المطلوبة إلى الأطراف المعنية.

نماذج قابلة للتعديل

يجب أن تكون نماذج أوامر الشراء في سير العمل الآلي قابلة للتعديل بالكامل بحيث يمكنك تغيير حقول البيانات وإضافة جميع المعلومات الضرورية إلى أوامر الشراء.

التحقق التبادلي الآلي

لمنع الأخطاء، يجب أن تحتوي طلبات الشراء وأوامر الشراء والفواتير على بيانات يمكن لبرنامج إدارة أوامر الشراء مطابقتها والتحقق منها تلقائيًا.

الوصول حسب الأدوار

تقييد الوصول إلى أقسام محددة من سير عمل أمر العملية وفقًا لوظيفة المستخدم في الشركة.

التقارير الفورية

يجب أن يوفر برنامج إدارة PO تقارير تحتوي على الكثير من العناصر المرئية والرؤى حول كيفية إدارة عملية PO داخل الشركة. الهدف هو تسهيل عملية تحديد أي مجالات غير فعالة أو غير كفؤة في العملية يمكن تحسينها. 

مع Polaris ERP، نوفر لك ليس فقط برنامج إدارة أوامر الشراء، بل نظام متكامل تمامًا يشمل كل شيء مثل هندسة القوائم، وإدارة المخزون، وإدارة النفايات، وبرامج المحاسبة، والذكاء الاصطناعي، وكل ما تحتاجه لإدارة أعمال الأغذية والمشروبات متعددة الفروع.

تواصل واحجز عرض تجريبي مجاني