برنامج موارد بشرية للمطاعم متصل بالمبيعات والمحاسبة؟

العنصر المفقود في معظم شركات الأغذية والمشروبات: برامج الموارد البشرية للمطاعم

في عالم الأغذية والمشروبات (F&B)، لا تزال الموارد البشرية اليدوية هي القاعدة، حيث حوالي ٪72 من فرق خدمات الطعام التي تتولى مهام الموارد البشرية يدويًا. وهذا يعني جبالًا من الأعمال الإدارية اليدوية المتعلقة بالحضور، وجدولة المناوبات، وإدارة الإجازات، وكشوف المرتبات، والالتزام بقوانين العمل المحلية. بالإضافة إلى الساعات الطويلة التي تقضيها في مطابقة المبيعات مع نفقات الموظفين والمحاسبة، فإن الاعتماد على العمليات اليدوية بدلاً من نظام مخصص للموارد البشرية في المطاعم يزيد من مخاطر الأخطاء البشرية التي يمكن أن تؤدي إلى ارتفاع التكاليف.

يستكشف هذا المدونة كيف أن برنامج الموارد البشرية للمطاعم، المرتبط أصلاً بمبيعات نقاط البيع والمحاسبة، يقلل من الأعمال الإدارية اليدوية، ويحد من الأخطاء، ويحافظ على تحسين أداء شركات خدمات الطعام وربحيتها.

برنامج الموارد البشرية والرواتب للمطاعم الذي يتواصل مع نظام نقاط البيع

عندما لا يكون نظام نقاط البيع في المطعم متصلاً ببرنامج الموارد البشرية، يتعين على شخص ما قضاء الكثير من الوقت في إدارة جميع بيانات الموظفين يدويًا. وهذا يعني النظر في الحضور، والعمل الإضافي، ونقل الموظفين من فرع إلى آخر، وحساب تكاليف العمالة لكل فرع، أو محاولة معرفة من يحقق الأهداف. إذا بدا الأمر مسببًا للصداع، فذلك لأنه كذلك بالفعل.

قبل استخدام برنامج Polaris ERP للموارد البشرية للمطاعم، قال أحد عملائنا:

ملفات تعريف الموظفين والأدوار المرتبطة بوصول/أذونات مستخدمي نقاط البيع

يتضمن برنامج الموارد البشرية المصمم خصيصًا للمطاعم قسمًا مفيدًا للغاية يسمى ”إعداد الموظفين“، حيث يمكن إضافة جميع الموظفين إلى نظام الموارد البشرية. مع برنامج الموارد البشرية للمطاعم من Polaris ERP، لا يلزم إدخال هذه البيانات يدويًا، بل يمكن تحميلها بسهولة من ملف يحتوي على معلومات الموظفين: الاسم والعنوان والفرع المخصص والوظيفة والقسم وعقد العمل وتفاصيل جواز السفر والتأشيرة وغيرها من المستندات. بمجرد الإعداد، يتم إرسال المعلومات تلقائيًا إلى نقطة البيع، مما يمنح المستخدم حق الوصول وفقًا لوظيفة كل موظف وقسمه. وهذا يساعد في:

• الحماية من المعاملات غير المصرح بها – منع الفراغات أو الخصومات أو الوصول إلى البيانات المالية الحساسة بناءً على تخصيص الأدوار في برنامج الموارد البشرية.
• إدارة الموظفين في الفروع المتعددة – يخصص أدوار الموظفين ووصولهم إلى نقاط البيع على مستوى الفرع لضمان الاتساق. يمكن إدارة عمليات النقل بين الفروع بسهولة وتتم بشكل آلي حسب الحاجة.
• تتبع انتهاء صلاحية المستندات – يُظهر لمديري الموارد البشرية عقود العمل أو تصاريح العمل أو التأشيرات التي توشك على الانتهاء صلاحيتها للموظفين، بحيث يمكن التخطيط مسبقًا لتجديدها.

يرتبط تتبع أداء الموظفين بحجم مبيعات نقاط البيع وبيانات زيادة المبيعات

بالنسبة لشركات الأغذية والمشروبات التي تعمل بأهداف مبيعات لموظفيها، فإن ربط نقاط البيع الخاصة بهم ببرنامج الموارد البشرية أمر مفيد للغاية. في كل مرة يسجل فيها أحد الموظفين دخوله لبدء نوبته، يتم تسجيل جميع الطلبات التي يتلقاها تلقائيًا في نقطة البيع تحت ملفه الشخصي، بما في ذلك أنشطة البيع الإضافي والبيع المتقاطع. يتيح هذا الربط للمديرين تتبع الأداء في الوقت الفعلي، ومعرفة الموظفين الذين يحققون مبيعات عالية، واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الحوافز والتدريب والجدولة.

تعيين الفروع والمنافذ المكونة في محطة نقاط البيع

يقوم برنامج الموارد البشرية للمطاعم بتوزيع الموظفين على الفروع؛ ويقوم نظام نقاط البيع تلقائيًا بتطبيق الإعدادات الصحيحة للفروع والضرائب والقوائم. بالنسبة لمديري الموارد البشرية الذين يستخدمون Polaris ERP، هذا يعني عدم الحاجة إلى التكوين اليدوي أو حدوث أخطاء عند انتقال الموظفين بين الفروع – فكل شيء دقيق ومتسق في الوقت الفعلي. يضمن وجود نظام موارد بشرية أصلي أن التغييرات في التوظيف والتحويلات والتعيينات الجديدة تنعكس على الفور في جميع الفروع، مما يوفر الوقت ويمنع الأخطاء المكلفة، مثل الوصول غير الصحيح إلى القوائم أو أخطاء كش

جدولة المناوبات/قوائم المناوبة المرتبطة برؤى الطلب على نقاط البيع

يتيح برنامج الموارد البشرية المخصص للمطاعم إمكانية جدولة المناوبات بشكل متزامن مع توقعات الطلب المستمدة مباشرة من نقاط البيع. وهذا يساعد شركات الأغذية والمشروبات على تحسين توزيع الموظفين، وضمان وجود عدد كافٍ من الموظفين في الخدمة لتلبية الطلب دون زيادة عدد الموظفين. ومن خلال ربط الجدولة ببيانات الحضور في نقاط البيع، تتجنب المطاعم أوجه القصور المكلفة مثل ساعات العمل الزائدة أو المناوبات التي تعاني من نقص في الموظفين، وكلاهما يؤثر على جودة الخدمة والأداء العام.

قراءة الوقت والحضور في تتبع تسجيل الدخول/الخروج من نقطة البيع

في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المتقدم للمطاعم مثل Polaris ERP، تتصل منصة الموارد البشرية مباشرة بنظام نقاط البيع (POS) لتسجيل حضور الموظفين تلقائيًا. عندما يسجل الموظفون دخولهم في بداية نوبتهم ويخرجون في نهايتها، يتم تسجيل نشاطهم في نظام نقاط البيع (POS) على الفور وإرساله إلى وحدة حضور الموارد البشرية. وهذا يلغي الحاجة إلى إدخال النوبات يدويًا، ويقلل من الأعمال الإدارية، ويمنع أخطاء كشوف المرتبات الناتجة عن سجلات الوقت غير الدقيقة.

برنامج الموارد البشرية والرواتب الذي يتواصل مع المحاسبة

إن الاتصال الأصلي بين نظام المحاسبة الخاص بالمطعم وبرنامج الموارد البشرية والرواتب يلغي الحاجة إلى التعامل يدويًا مع المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل الرواتب ونفقات الموظفين وتحليل تكاليف العمالة وحسابات الاستحقاقات أو المخصصات. حتى عندما تكون المحاسبة متكامل مع نظام الموارد البشرية، لا يزال من الممكن حدوث أخطاء بسبب المعالجة اليدوية للمعلومات الحساسة، مما يؤدي إلى أخطاء في الأجور أو توزيع التكاليف بشكل خاطئ أو عدم دقة التقارير المالية. 

مع نظام موارد بشرية متصل أصلاً، مثل Polaris ERP، تتدفق جميع بيانات الرواتب والموظفين تلقائيًا إلى المحاسبة. وهذا يضمن الدقة، ويوفر على المديرين ساعات من العمل، ويقدم رؤية واضحة في الوقت الفعلي لتكاليف العمالة والربحية.

نظام حماية الأجور (WPS) المرتبط بتسوية المدفوعات المصرفية

يتعين على الشركات الخاصة في الإمارات العربية المتحدة الامتثال لنظام دفع الرواتب (WPS)، مما يعني دفع رواتب الموظفين في الوقت المحدد، من خلال القنوات الرسمية المعتمدة من قبل وزارة الموارد البشرية والتوطين (MOHRE). يتعين على برامج الموارد البشرية الخاصة بالمطاعم لشركات الأغذية والمشروبات في الإمارات العربية المتحدة أتمتة هذه العملية لضمان حساب كل راتب بدقة، وتحويله من خلال قنوات متوافقة مع نظام دفع الرواتب (WPS)، ومطابقته مع السجلات المصرفية.

في نظام Polaris ERP، ترتبط الموارد البشرية والرواتب مباشرة بنظام المحاسبة. وهذا يتيح للمديرين التحقق بسرعة من المدفوعات، وتتبع الرواتب المستحقة، والحفاظ على الامتثال الكامل للوائح العمل.

تقرير تحليل تكلفة العمالة المرتبط بالوقت والحضور

عندما يكون نموذج الموارد البشرية متصل بالمحاسبة، يقوم نظام المحاسبة بقراءة وقت وحضور كل موظف، مما يتيح رؤية واضحة وفي الوقت الفعلي لتكاليف العمالة المتعلقة بالعمليات الإجمالية. 

مع Polaris ERP، يمكن للموظفين الوصول إلى المصادقة متعددة العوامل لتسجيل دخولهم وخروجهم، مما يساهم في حساب الرواتب بدقة، بما في ذلك غرامات التأخير وحوافز العمل الإضافي.

عندما لا يكون نظام الموارد البشرية مرتبطًا مباشرةً بالمحاسبة، ولكنه مدمج من خلال ترخيص طرف ثالث، لا يتواصل النظامان بشكل أصلي، مما يؤدي إلى عدم تطابق البيانات، مثل:

• دفع رواتب غير صحيحة نتيجة لعمليات تحويل خاطئة للساعات الإضافية أو البدلات أو الخصومات بين قسم الموارد البشرية وقسم المحاسبة.
• سجلات الموظفين – قد لا تتم مزامنة الموظفين الجدد أو التغييرات في الوظائف أو الموظفين الذين تم إنهاء خدمتهم بشكل صحيح، مما يتسبب في دفع رواتب للموظفين غير النشطين أو فقدان رواتب المو
• بيانات المناوبة / الحضور – قد لا تتطابق ساعات العمل المسجلة في قسم الموارد البشرية مع الساعات المعالجة في قسم المحاسبة، مما يؤدي إلى دفع مبالغ زائدة أو ناقصة.

تخصيص الفروع أو الأقسام المرتبط بمراكز التكلفة والأرباح

عندما يكون قسم الموارد البشرية وقسم المحاسبة متصلين بشكل أصلي، فإن تعيين الموظفين في فروع أو أقسام معينة يربط تلقائيًا تكاليف العمالة الخاصة بهم بمراكز التكلفة والأرباح الصحيحة. بالنسبة لمديري المطاعم وفرق الموارد البشرية، هذا يعني أن الرواتب والعمل الإضافي والبدلات تنعكس بدقة في البيانات المالية لكل منفذ بيع دون الحاجة إلى تعديلات يدوية. 

يؤدي استخدام نماذج الموارد البشرية والمحاسبة الخاصة بـ Polaris ERP للعمليات متعددة الفروع إلى القضاء على مخاطر سوء توزيع النفقات، وتحسين دقة الميزانية، وتوفير رؤية واضحة في الوقت الفعلي للربحية عبر مجموعة المطاعم بأكملها.

مطالبات النفقات والتعويضات المرتبطة بالحسابات المستحقة الدفع

يتم تلقائيًا تضمين مطالبات نفقات الموظفين وعمليات السداد في الحسابات المستحقة الدفع، مما يلغي الحاجة إلى الإدخال اليدوي ويقلل من الأخطاء، عندما يتم ربط قسم الموارد البشرية وقسم المحاسبة. يمكن لمديري المطاعم وفرق الموارد البشرية تتبع الموافقات والتحقق من النفقات وضمان السداد في الوقت المناسب، بينما يحصل قسم المحاسبة على بيانات مالية دقيقة في الوقت الفعلي من أجل تحسين الميزانية ومراقبة

إدارة الإجازات المرتبطة بحسابات الاستحقاقات

بفضل الترابط الأصلي بين الموارد البشرية والمحاسبة، يتم تحديث أرصدة الإجازات تلقائيًا في حسابات الاستحقاقات في الوقت الفعلي. وهذا يضمن انعكاس الإجازات السنوية والإجازات المرضية وغيرها من الإجازات المدفوعة الأجر بدقة في التقارير المالية، ويمنع أخطاء كشوف المرتبات، ويمنح المديرين رؤية واضحة لتوافر الموظفين والتكاليف المرتبطة بهم في جميع الفروع

حساب نهاية الخدمة المرتبط بحسابات المخصصات

يربط حساب نهاية الخدمة (EOS) بحسابات المخصصات، مما يوفر لمديري المطاعم وفرق الموارد البشرية رؤية دقيقة للالتزامات المتعلقة بالموظفين، ويضمن أن تعكس التقارير المالية الالتزامات الحقيقية، ويقلل من الأخطاء عند مغادرة الموظفين. كما أنه يبسط عملية إعداد الميزانية والامتثال، حيث يتم إدخال جميع حسابات نهاية الخدمة (الإكراميات وفترات الإشعار وغيرها من الاستحقاقات) مباشرة في المحاسبة دون تدخل يدوي.

مع بولاريس ERP، هذه العملية كاملة تمامًا قابلة للتخصيص وفقًا لسياسات EOS المتفق عليها مع كل مطعم، بحيث تتوافق الحسابات تمامًا مع الإجراءات الداخلية وقوانين العمل المحلية. 

إدارة نفقات الموظفين المرتبطة بقيود النفقات المحاسبية

من خلال جعل نفقات الموظفين تتواصل مباشرة مع المحاسبة، يتم تسجيل جميع النفقات المتعلقة بالموظفين (النقل، الوجبات، الزي الرسمي، مصاريف متنوعة) تلقائيًا كقيود محاسبية، مما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا ويقضي على الأخطاء. تتيح وحدة الموارد البشرية في نظام Polaris ERP لمديري المطاعم وفرق الموارد البشرية مراقبة النفقات والموافقة عليها وسدادها بكفاءة، بينما تتلقى المحاسبة بيانات مالية دقيقة في الوقت الفعلي لتتبع التكاليف وإعداد التقارير بشكل أفضل في جميع الفروع.

قد يهمك أيضًا:

• أفضل نظام محاسبة للمطاعم في الإمارات العربية المتحدة وخارجها
• أفضل POS للمطاعم في الإمارات العربية المتحدة لجميع شركات الأغذية والمشروبات 2025

برنامج الموارد البشرية للمطاعم – الأسئلة المتكررة

هل أنت مستعد لبدء إدارة موظفيك كالمحترفين؟

احجز عرض تجريبي مجاني