أفضل 7 مزايا لبرنامج المشتريات للمطاعم لمديري ومالكي شركات الأغذية والمشروبات
الشراء هو أحد المجالات الأكثر تقديرًا في عمليات المطاعم.
لا يدر دخلاً مباشراً، لكنه يقرر بهدوء كم من هذه الإيرادات تحتفظ بها فعليًا. تتغير أسعار المكونات. يتأخر الموردون في التسليم. تتراكم المخزونات. لا تتطابق الفواتير مع ما تم استلامه. وقبل أن تدرك ذلك، ترتفع تكلفة الطعام مرة أخرى.
هذا بالضبط ما يساعد برنامج المشتريات للمطاعم مديري المطاعم وأصحابها على حلّه.
في هذه المقالة، سنقوم بتحليل الفوائد الحقيقية لاستخدام نظام المشتريات للمطاعم، استنادًا إلى كيفية عمل المشتريات فعليًا في مجال المطاعم – من المطابخ والفروع إلى المطابخ المركزية وفرق الشؤون المالية. سنوضح أيضًا كيف يمكن لنظام متصل مثل Polaris ERP يساعد المديرين على الحفاظ على السيطرة دون تحويل عملية الشراء إلى عملية معقدة.
كيف المشتريات يعمل في المطاعم (سياق سريع)
قبل الحديث عن الفوائد، من المهم فهم كيفية سير عمليات الشراء في المطاعم عادةً داخل نظام مثل Polaris ERP.
Most F&B businesses deal with ثلاث أنشطة شراء رئيسية:
- طلبات المواد
يتم إطلاقها من قبل الطهاة أو الفروع عند الحاجة إلى مكونات أو مواد معينة. - أوامر الشراء
يتم إعداده من قبل فريق المشتريات وإرساله إلى الموردين. هذا هو الجزء الأطول والأكثر تنظيماً من العملية، ويستخدم عادةً في العمليات متعددة الفروع أو التي تتطلب العديد من الأقسام. - استلام البضائع وإصدار الفواتير
يتم استلام البضائع وتأكيد الكميات وتحديث المخزون وتسجيل فواتير الموردين ودفعها.
يبدو تدفق نظام المشتريات باستخدام برنامج المشتريات للمطاعم Polaris ERP كما يلي:
LPO → GRN (تسليم المشتريات) → فاتورة المورد → التسوية المحاسبية (الدفع)
نظام المشتريات السليم يربط بين هذه الخطوات بدلاً من التعامل معها كمهام منفصلة. وهنا تبدأ الفوائد في الظهور.
فوائد أنظمة المشتريات للمطاعم
إدارة التكاليف بفعالية من خلال الشراء الخاضع للرقابة
واحدة من أكبر مزايا نظام المشتريات للمطاعم هي التحكم في التكاليف.
مع تدفق مشتريات منظم:
- يتم إصدار أوامر الشراء قبل شراء أي شيء
- يتم استلام البضائع مقابل ما تم طلبه
- يتم مطابقة الفواتير مع ما تم تسليمه فعليًا
وهذا يخلق مسؤولية في كل خطوة.
يذهب Polaris ERP إلى أبعد من ذلك من خلال إنشاء تقرير تغيرات أسعار المكونات.، مما يوضح متى يرفع الموردون الأسعار، حتى لو كان الارتفاع طفيفًا. بمرور الوقت، تتراكم هذه الزيادات ”الصغيرة“.
بدلاً من الاستجابة المتأخرة، يمكن للمديرين استخدام سجل المشتريات الفعلي والفواتير المسجلة لاكتشاف ارتفاع الأسعار في وقت مبكر، ومقارنة الموردين بناءً على بيانات الفواتير الفعلية، واتخاذ قرار بشأن الوقت المناسب لتغيير الموردين.
أفضل التحكم في النفايات عن طريق شراء ما تحتاج إليه فقط
الإفراط في الشراء هو أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لإهدار الطعام. بدون رؤية واضحة للمخزون الحالي، غالبًا ما تطلب المطابخ ”للحالات الطارئة“. والنتيجة؟ أرفف مكتظة بالمخزون، ومكونات منتهية الصلاحية، وأموال مهدرة. نظام المشتريات المرتبط بالمخزون والمدعوم بالذكاء الاصطناعي يغير هذا الوضع تمامًا.
لأن Polaris ERP متزامن مع المخزون:
- يمكنك الاطلاع على المخزون المتوفر قبل تقديم الطلبات
- أنت تعرف ما هو موجود بالفعل في المتجر أو الفرع
- إعادة الترتيب تستند إلى الاستهلاك الفعلي، وليس إلى الافتراضات
يمكن التحقق من طلبات المواد من الطهاة مقارنة بمستويات المخزون قبل الموافقة عليها، مما يساعد على ضمان شراء الكميات الضرورية فقط.
النتيجة:
تقليل الفائض في المخزون | تقليل الفساد بنسبة تصل إلى 80٪ | مزيد من التحكم في تكلفة الطعام
توفير الوقت للمديرين وفرق المشتريات
تستغرق عمليات الشراء اليدوية وقتًا طويلاً. رسائل البريد الإلكتروني ورسائل WhatsApp وجداول Excel والمكالمات الهاتفية والمتابعات وفحوصات التسليم – كل ذلك يتراكم بسرعة. يعمل برنامج أوامر الشراء للمطاعم على أتمتة هذا التدفق.
مع Polaris ERP:
- يتم إنشاء أوامر الشراء داخل النظام
- يمكن إرسال أوامر الشراء مباشرة إلى الموردين عبر البريد الإلكتروني
- يتم تسجيل مذكرات استلام البضائع ببضع نقرات
- يمكن تحميل الفواتير ومطابقتها بشكل جماعي
بدلاً من تكرار المهام نفسها يومياً وأسبوعياً وشهرياً، يقضي المديرون وقتاً أقل في الأعمال الإدارية ووقتاً أطول في إدارة أعمالهم. لـ المطاعم المتنامية، تصبح هذه الكفاءة أمراً أساسياً.
رؤية في الوقت الفعلي للمخزون والطلبات والتسليمات
واحدة من أكثر الفوائد العملية لمديري المطاعم هي الرؤية. في أي لحظة، يمكنك أن ترى:
- أوامر الشراء المعلقة
- ما تم تسليمه وما لم يتم تسليمه
- أي فرع أو مطبخ استلم البضاعة
- أوقات التسليم وأداء الموردين
في Polaris ERP، يتم الاستلام من قبل الشخص الذي يستلم البضائع فعليًا – الطاهي أو موظفو الفرع – ويمكن تعديل الكميات لتعكس ما تم تسليمه بالفعل، وليس ما تم طلبه. وهذا يتجنب المشكلات الشائعة مثل الدفع مقابل العناصر المفقودة، أو عدم تطابق المخزون، أو النزاعات مع الموردين.
كما ستكتسب فهماً أعمق لما يلي:
الموردون الأكثر استخدامًا | اتساق التسليم | أنماط الشراء بمرور الوقت
تصبح هذه الأفكار مفيدة للغاية أثناء التفاوض مع الموردين جلسات.
مخزون دقيق & المحاسبة، دون عمل مزدوج
من المزايا الرئيسية لنظام الشراء السليم ما يلي المحاسبة النظيفة، آليًا. وإليك كيفية عمله في الواقع:
- الطلبات لا تؤثر على المخزون أو دفتر الأستاذ العام
- إشعار استلام البضائع تحديث المخزون بمجرد استلام البضائع فعليًا
- فواتير الموردين إنشاء الالتزام المالي (بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة)
Polaris ERP تلقائيًا:
- يسجل إدخالات دفتر الأستاذ العام للبنود المستلمة
- يتتبع ضريبة القيمة المضافة من فواتير الموردين
- يستخدم حسابات المقاصة لموازنة الديون والائتمانات
- يخزن مراجع الفواتير والمذكرات للتدقيق
بالنسبة لفرق الشؤون المالية، هذا يعني:
مشاكل أقل في التسوية | مسارات تدقيق واضحة | لا حاجة لتكرار البيانات
المشتريات والمخزون و المحاسبة البقاء متوافقًا، دون الحاجة إلى المزامنة اليدوية، التي غالبًا ما تكون عرضة للأخطاء البشرية.
إدارة أكثر ذكاءً للموردين والفواتير
نادراً ما تتلقى شركات المطاعم فاتورة واحدة لكل عملية توصيل. غالباً ما يرسل الموردون عدة فواتير خلال فترة معينة، والتي يتعين بعد ذلك مراجعتها ودفعها معاً. يتيح Polaris ERP ما يلي:
- تجميع عدة شحنات من نفس المورد
- إنشاء فاتورة موحدة واحدة لفترة زمنية محددة
- دفع المبالغ المستحقة للموردين دفعة واحدة (بما في ذلك الشيكات المؤجلة)
هذا يبسط:
جدولة المدفوعات | تخطيط التدفق النقدي | تسوية حسابات الموردين
كل شيء يتم توثيقه: من الطلبات إلى ما تم استلامه وما تم دفعه.
قرارات مدعومة بالبيانات أثناء تقلبات الأسعار
أسعار المكونات لا تظل مستقرة، خاصة في صناعة الأغذية والمشروبات. غالبًا ما يغير الموردون الأسعار لصالحهم، دون إخطار عملائهم. كما تتأثر أسعار البائعين بعدم الاستقرار الاقتصادي، أو الارتفاع العام في الأسعار، في حالة التضخم، على سبيل المثال.
يستخدم Polaris ERP بيانات الفواتير التاريخية والتحليلات التنبؤية من أجل:
- قارن أسعار الموردين على مدار الوقت
- تسليط الضوء على الزيادات غير العادية
- توصية باستراتيجيات لتجنب الارتفاعات غير الضرورية في الأسعار
وهذا يساعد مديري المطاعم على اتخاذ إجراءات مبكرة، مما يمنع النفقات المرتفعة غير الضرورية من خلال تمكينهم من:
اتخذ قرار التفاوض | اتخذ قرار تغيير الموردين | احمي هوامش الربح دون زيادة الأسعار
لماذا نظام المشتريات للمطاعم من Polaris ERP يحدث فرقًا
ما يميز Polaris ERP ليس فقط ميزات الشراء التي يوفرها، بل هو كيف كل شيء مترابط. الشراء لا يأتي بمفرده. إنه مرتبط بشكل أساسي بما يلي: المبيعات (نظام نقاط البيع – POS)، إدارة المخزون والوصفات، المحاسبة وإعداد تقارير ضريبة القيمة المضافة، إدارة الموردين.
- تكلفة الطعام
ما تشتريه ومن تشتريه وبأي سعر يؤثر بشكل مباشر على تكلفة كل طبق. حتى الزيادات الطفيفة في الأسعار أو الطلبات الزائدة يمكن أن تدفع تكلفة الطعام إلى ما فوق المستوى المستهدف دون أن يلاحظ ذلك على الفور، مما يؤثر سلبًا على ربحيتك. - مستويات المخزون
تحدد كميات الشراء ما إذا كنت ستنفد من المكونات الأساسية أو ستنتهي بمخزون زائد. يؤدي التخطيط السيئ للمشتريات إما إلى انقطاع الخدمة أو الهدر بسبب الإفراط في التخزين وانتهاء صلاحية المنتجات. - الربحية
عندما يتم التحكم في المشتريات ومواءمتها مع بيانات المبيعات، تظل الهوامش محمية. التغيرات غير المتتبعة في الأسعار، والمشتريات المكررة، أو أخطاء الاستلام تؤثر سلبًا على الأرباح. - التدفق النقدي
يؤثر توقيت الشراء وتجميع الفواتير وشروط الدفع على مقدار النقد المربوط في أي لحظة. تساعدك المشتريات المنظمة على تخطيط المدفوعات وإدارة PDCs وتجنب الضغوط النقدية غير الضرورية.
بالنسبة للمطاعم والمطابخ المركزية والمقاهي ومحلات الحلويات والعمليات متعددة الفروع، فإن هذا المستوى من الاتصال هو ما يحافظ على السيطرة على العمليات مع نمو الأعمال.
قد تكون مهتمًا أيضًا بما يلي:
نظام ينظم عمليات الشراء ويقلل التكاليف والوقت
لا يهدف برنامج المشتريات للمطاعم إلى تعقيد الأمور. بل يهدف إلى معرفة ما يجب شراؤه وشرائه بالسعر المناسب. ويهدف إلى الحصول على ما دفعت مقابله بالضبط والحفاظ على دقة المخزون والحسابات.
حين يكون الشراء منظمًا وواضحًا ومترابطًا، تكلفة الطعام يصبح من السهل إدارته. تم تصميم برنامج المشتريات للمطاعم من Polaris ERP خصيصًا لتدفقات العمل الفعلية في مجال الأغذية والمشروبات. وعندما تعمل المشتريات بشكل صحيح، فإن كل شيء آخر يسير بشكل أكثر سلاسة.
إذا كان الشراء لا يزال يكلفك الوقت والمال أو يقلل من ظهورك، فقد حان الوقت لإصلاح النظام الذي يقف وراءه.
تواصل واحجز عرض تجريبي مجاني
