لماذا يؤدي التنقل بين أنظمة متعددة إلى إبطاء مطعمك

يعرف أي شخص يعمل في قطاع المأكولات والمشروبات أن الكفاءة في هذا القطاع هي المفتاح. من إدارة الموظفين إلى التعامل مع المهام اليومية مثل تلقي الطلبات وإعداد الطعام وتقديمه وإدارة المخزون والمشتريات وإدارة الموردين، يجب أن يعمل كل شيء بسلاسة لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. بينما يمكن في الوقت الحاضر التعامل مع هذه المجالات التجارية الفردية من خلال حل واحد لتخطيط موارد المؤسسات (ERP)، لا يزال العديد من أصحاب المطاعم يستخدمون أنظمة مختلفة لإدارة نقاط البيع (POS) والمحاسبة والمخزون والموارد البشرية وغيرها. 

يعرف أي شخص يعمل في قطاع المأكولات والمشروبات أن الكفاءة في هذا القطاع هي المفتاح. من إدارة الموظفين إلى التعامل مع المهام اليومية مثل تلقي الطلبات وإعداد الطعام وتقديمه وإدارة المخزون والمشتريات وإدارة الموردين، يجب أن يعمل كل شيء بسلاسة لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. بينما يمكن في الوقت الحاضر التعامل مع هذه المجالات التجارية الفردية من خلال حل واحد لتخطيط موارد المؤسسات (ERP)، لا يزال العديد من أصحاب المطاعم يستخدمون أنظمة مختلفة لإدارة نقاط البيع (POS) والمحاسبة والمخزون والموارد البشرية وغيرها. نظام تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم يمكن للحل أن يحول هذه العيوب إلى فرص.

1. التناقضات والأخطاء في البيانات

إدارة أنظمة متعددة غالبًا ما يؤدي إلى تناقضات في البيانات. فقد لا تتم مزامنة المعلومات المدخلة في أحد الأنظمة بدقة مع نظام آخر، مما يؤدي إلى حدوث أخطاء يمكن أن تؤثر على إدارة المخزون وإعداد تقارير المبيعات والمحاسبة المالية. 

شاركنا أحد عملائنا، وهو مدير مطعم في مطعم متكامل الخدمات، تجربته فيما يتعلق بهذا العيب في استخدام أنظمة متعددة لإدارة عمليات المطعم: ”قبل استخدام تقنية Polaris، كنا بحاجة إلى جمع كل البيانات من المبيعات ومطابقتها وفرزها وإرسالها إلى الشؤون المالية، وكانت هناك دائمًا فجوة. أما الآن فإن استخدام Polaris هو نظام واحد متكامل.“ (أمجد عبدي، المدير العام, مطعم سومون).

فرصة: يدمج نظام تخطيط موارد المؤسسات في المطاعم جميع بياناتك في منصة واحدة، مما يضمن الاتساق والدقة. وهذا يعني أنه يمكنك الوثوق بالرؤى التي تحصل عليها من تقارير المبيعات والتقارير المالية، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل.

2. تدفقات العمل غير الفعالة

يمكن أن يؤدي التبديل بين البرامج المختلفة إلى تعطيل سير العمل، مما يجعل من الصعب على الموظفين الحفاظ على تركيزهم. إن الوقت الذي تقضيه في التنقل بين واجهات متعددة يأخذ من الوقت الذي يمكن استخدامه لتحسين خدمة العملاء أو تبسيط العمليات. إن استخدام نظام لتسجيل المبيعات (POS)، ونظام مختلف للمحاسبة أو المخزون أو الشراء أو الموارد البشرية يحد من أعمال مطعمك، لأن بعض التقارير لا يمكن مشاركتها بين الأنظمة، وبالتالي يعيق رؤية ما يحدث بالفعل داخل عملك.

بالإضافة إلى ذلك، فإنها تستغرق وقتاً طويلاً، مما يؤدي إلى ازدواجية العمل وبذل جهد يدوي كبير، مما قد يؤدي إلى حدوث أخطاء وإحباط وفرص ضائعة للنمو. عند استخدام أنظمة متعددة لتشغيل مطعمك يبدو الأمر أشبه بمحاولة حل المشاكل التي تنشأ عن هذه الأنظمة، بينما يجب أن تركز على النمو، وأن يكون لديك نظام واحد يغطي جميع عملياتك بسلاسة.

بعد العمل مباشرةً مع نظام Polaris لتخطيط موارد المؤسسات (Polaris ERP)، رئيس طهاة المعجنات في Honestryيذكر أشيراي كومبولا أن إحدى فوائد استخدام هذا الحل هو أنه يساعد على تقليل الوقت في التعامل مع طلبات الموردين أو إدارة المخزون: ”لقد ساعدنا Polaris في إدارة مخزوننا لمعرفة ما إذا كان مطابقًا لما هو موجود في النظام، ويمكننا الآن التحقق من كل شيء وطلبه من خلال النظام، ولا يتعين علينا الاتصال بموردينا بشكل فردي، وهو ما يمثل توفيرًا للوقت.“

فرصة: مع حل تخطيط موارد المؤسسات المتكامل، يمكن لفريقك الوصول إلى كل ما يحتاجون إليه من واجهة واحدة. وهذا يزيد من الكفاءة، مما يسمح للموظفين بتكريس وقتهم لخدمة العملاء وتحسين تجربتهم.

2. تدفقات العمل غير الفعالة

غالباً ما يعني الاحتفاظ بأنظمة متعددة تكبد تكاليف تشغيلية أعلى - من رسوم الاشتراك إلى التدريب والدعم لمختلف المنصات. يمكن أن تتراكم هذه التكاليف، مما يقلل من هوامش أرباحك. والأكثر من ذلك، فإن هذه الأنظمة الفردية التي تعمل في صوامع منفردة، لا تقدم سوى السعر لكل مستخدم. عند استخدامها عبر المؤسسة بأكملها، من قبل عدة مستخدمين، يمكن أن ترتفع التكلفة بشكل كبير.

فرصة: من خلال الاستثمار في نظام شامل لتخطيط موارد المؤسسات في المطاعم مثلاً بولاريس تكنولوجي، فإنك تستغني عن الحاجة إلى اشتراكات متعددة، وتقلل من وقت التدريب. يأتي الاشتراك مع حزمة من 10 مستخدمين أو أكثر، اعتمادًا على الخطة المحددة. وهذا لا يوفر المال فحسب، بل يعزز أيضًا من الكفاءة التشغيلية الإجمالية.

4. رؤى محدودة

عندما تنتشر البيانات عبر أنظمة مختلفة، يصبح الحصول على رؤى شاملة أمرًا صعبًا. قد يواجه أصحاب المطاعم صعوبة في الحصول على صورة واضحة لمقاييس الأداء مثل اتجاهات المبيعات والتدفق النقدي ومعدل دوران المخزون. 

أولاً، يستغرق استرجاع تقرير واحد من المحاسبة ثم مطابقته أو مقارنته بتقرير آخر من المشتريات أو من المبيعات وقتاً طويلاً لإنشاء جميع التقارير المختلفة أولاً. ثانيًا، قد لا تتم دائمًا مواءمة تنسيقات التقارير، حيث سيتم إنشاؤها بالتنسيق الذي يدعمه كل نظام. قد يتطلب ذلك عملاً يدويًا لمواءمة جميع التقارير، مما قد يؤدي إلى حدوث أخطاء. هذه العملية لا تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء فحسب، بل إنها تفشل أيضًا في توفير رؤى قابلة للتنفيذ لاتخاذ قرارات عمل مستنيرة.

فرصة: توفر تقنية Polaris Technology رؤى تفصيلية حول المبيعات والأرباح والخسائر والتدفقات النقدية في جميع المواقع أو الفروع. من خلال الوصول إلى البيانات التاريخية، يمكنك مقارنة الأداء بالأشهر أو السنوات السابقة، مما يتيح لك اتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة. علاوةً على ذلك، توفر تقنية Polaris ERP المدمجة في الذكاء الاصطناعي رؤى وتوصيات قابلة للتنفيذ يمكنك استخدامها لتعزيز الربحية وتقليل التكاليف وزيادة الكفاءة التشغيلية وتنمية أعمالك.

5. صعوبة إدارة مواقع متعددة

بالنسبة لسلاسل المطاعم، يمكن أن تكون إدارة مواقع متعددة أمرًا شاقًا بشكل خاص عند استخدام أنظمة مختلفة. قد يكون لكل موقع مجموعة البيانات الخاصة به، مما يجعل من الصعب تنفيذ ممارسات موحدة وقياس الأداء العام.

يقول السيد علي باياندينيك، الرئيس التنفيذي لشركة Polaris Technology: ”عندما ترغب المطاعم في التوسع، فإنها في كثير من الأحيان تفقد السيطرة. فأنت تفتتح فرعًا ثانيًا أو ثالثًا، ولكن بدون الأنظمة الصحيحة، فإنك تعتمد على المديرين لتشغيله - وتفقد الرؤية. مع نظام تخطيط موارد المؤسسات في المطاعم، يمكنك تتبع جميع الفروع في مكان واحد، ومقارنة الأداء، والتحكم في الأمور أثناء النمو. لا يجب أن يعني التوسع الفوضى.“

فرصة: يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات على مركزية البيانات من جميع الفروع، مما يتيح لك إدارة العمليات بشكل متساوٍ دون اختلافات. وهذا يسهل اتخاذ القرارات وتتبع الأداء بشكل أفضل عبر علامتك التجارية بأكملها.

ميزة Polaris لتخطيط موارد المؤسسات

Polaris ERP هو أحد الحلول الرائدة في مجال تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم في الإمارات العربية المتحدة، وهو مصمم خصيصًا لصناعة الأغذية والمشروبات. يعمل حل Polaris ERP على تحسين الكفاءة بنسبة تصل إلى 20%، ويزيد من الإيرادات ويعزز الربحية.

من خلال العمل كمدير مطعم أو مدير عمليات أو مدير محاسبة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، يقوم نظام Polaris ERP بتحليل البيانات باستمرار في الوقت الفعلي. وهذا يمكّن مديري المطاعم من التركيز أكثر على تحسين جودة الطعام والخدمة بدلاً من الانشغال بالمهام الإدارية، كما هو الحال عند إدارة أنظمة متعددة.

الخاتمة

يمكن أن يؤدي التنقل بين أنظمة إدارة المطاعم المتعددة إلى إبطاء عمليات مطعمك بشكل كبير، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة وضياع الفرص. من خلال الانتقال إلى حل شامل لتخطيط موارد المؤسسات في المطاعم، مثل Polaris ERP، يمكنك تحويل هذه التحديات إلى نقاط قوة. من خلال عمليات مبسطة وبيانات دقيقة ورؤى قيمة، يمكنك تحسين أداء مطعمك وإسعاد عملائك في نهاية المطاف.

قد تكون مهتمًا أيضًا بـ