5 نصائح لمنع سرقة الموظفين في المطاعم باستخدام النظام الصحيح

المقدمة

حوالي 75% من خسائر المطاعم سرقة الموظفين مشكلة كبيرة في المطاعم، وقد تكلف المطعم حوالي 7% من أرباحه السنوية. من إلغاء الطلبات المزيفة إلى سرقة الوقت، كلما حاولت إيقافها بطرق قديمة، أصبحت الأساليب أكثر ذكاءً وتعقيدًا. لكن مع وجود نظام إدارة مطاعم مناسب، يمكن منع سرقة الموظفين. في هذا المقال، سنوضح أنواع السرقة الأكثر شيوعًا في المطاعم، ونقدم خمس طرق فعالة لمنعها.

أنواع سرقات الموظفين في المطاعم

سرقة نظام نقاط البيع في المطاعم

سرقة نظام نقاط البيع (POS) في المطاعم هي طريقة شائعة لسرقة الموظفين، حيث يستغلون وظائف نظام نقاط البيع الأساسي ليأخذوا أموالاً حقيقية من الزبائن لأنفسهم. أكثر الطرق التي يستخدمونها تشمل: 

• إلغاء المبيعات التي تمت فعلاً يحدث هذا عندما يدفع الزبون ثمن طلبه، لكن الموظف يقوم بإلغاء العملية في النظام ويحتفظ بالمال (غالبًا نقدًا) لنفسه.
• إجراء عمليات استرجاع وهمية في هذه الحالة، يستخدم الموظف نظام نقاط البيع لإرجاع طلب، بحجة أن الزبون غير راضٍ، لكنه يحتفظ بالمال لنفسه.
• إساءة استخدام الخصومات والتعويضات _ تحدث عندما يقوم الموظفون بإعطاء خصومات أو تعويضات حسب رغبتهم، ويحتفظون بالمبلغ المخصوم لأنفسهم. كما يمكن أن تحدث عندما يقدم الموظف عروض خاصة لأصدقائه أو عائلته بدون أن يكون مخولًا بذلك.

سرقة المخزون

سرقة المخزون هي طريقة شائعة أخرى لسرقة الموظفين في المطاعم. وغالبًا ما يكون المتورطون فيها هم موظفو المطبخ، البار أو المخزن، حيث يستغلون وصولهم للمخزون لصالحهم. والمخزون:بعدة طرق، منها على سبيل المثال وليس الحصر ما يلي:

• سرقة المكونات هذا يعني أن الموظفين يأخذون مكونات من المخزون دون تسجيلها. يحدث هذا عادةً عندما لا يكون هناك نظام برامج مطاعم متقدم. النظام الجيد يربط بين المخزون والمبيعات الفعلية ودوام الموظفين، مما يسهل اكتشاف النقص وتتبع الموظف المسؤول وقت حدوثه.
• الإفراط في التقسيم يحدث هذا عندما يستخدم موظفو المطبخ كمية أكبر من المكونات مما تنص عليه الوصفة، ثم يصرحون بأن الكمية الزائدة هي هدر. على سبيل المثال، قد يستخدم الطباخ 150 جرامًا من الموزاريلا بدلًا من 100 جرام، قائلاً إن البعض غير صالح للاستخدام. في الحقيقة، قد يأخذ الكمية الزائدة إلى المنزل. وعند تكرار هذا التصرف، يتجمع الهدر هذا ويزيد تكاليف الطعام بشكل خفي وثابت.
• تزوير التفايات يحدث هذا عندما يستخدم موظفو المطبخ كمية أكبر من المكونات مما تنص عليه الوصفة، ثم يصرحون بأن الكمية الزائدة هي هدر. على سبيل المثال، قد يستخدم الطباخ 150 جرامًا من الموزاريلا بدلًا من 100 جرام، قائلاً إن البعض غير صالح للاستخدام. في الحقيقة، قد يأخذ الكمية الزائدة إلى المنزل. وعند تكرار هذا التصرف، يتجمع الهدر هذا ويزيد تكاليف الطعام بشكل خفي وثابت.

سرقة الوقت

سرقة الوقت هي نوع أقل وضوحًا من سرقة الموظفين، لكنها تحدث بشكل أكثر مما نتوقع، وتؤثر على أرباح شركات الطعام والشراب بسبب زيادة تكاليف العمالة. من الممارسات الشائعة في هذا المجال:

تسجيل دخول وخروج عن موظف آخر يعني أن موظفًا يقوم بتسجيل دخول أو خروج موظف آخر بدلاً منه. بذلك، قد تعتقد الإدارة أن هناك ثلاثة موظفين يعملون، بينما في الحقيقة يوجد اثنان فقط في وقت معين. هذا يؤدي إلى هدر في تكاليف العمالة وربما مشاكل في سير العمل أمام العملاء.

فترات استراحة طويلة يحدث هذا عندما يأخذ الموظفون استراحات أطول من الوقت المسموح به دون تسجيل خروجهم، مما يجعل النظام يظهر أنهم ما زالوا يعملون، وبالتالي يحصلون على أجر مقابل وقت استراحتهم.

التأخير في الحضور أو الخروج المبكر في هذه الحالات، لا يعمل الموظفون كامل ساعات دوامهم، لكنهم يحصلون على أجر كامل. كما يحدث أحيانًا أن "ينسون" تسجيل خروجهم، فيتم دفع أجر وقت إضافي لهم رغم أنهم لم يكونوا يعملون فعلاً.

كيفية الوقاية من سرقة الموظفين في المطاعم

استخدام برنامج المطعم المناسب لمنع السرقة في المطاعم

أفضل طريقة لمنع سرقة الموظفين هي إزالة الفرصة للقيام بها من الأساس، وهذا يبدأ بنظام مناسب. نظام بولاريس ERP يمنع سرقة نقاط البيع، وهذا كيف يتم ذلك:

التحكم في صلاحيات المستخدم

المشكلة التي يحلها: تحديد صلاحيات المستخدم يمنع الموظفين ذوي المستويات الأدنى من إجراء عمليات استرداد، إلغاء مبيعات، خصومات، أو تعديل الأسعار بدون إذن (مثلًا، الموظفين الذين يصدرون استرداد بدون موافقة).

تم منع محاولة السرقة: إساءة استخدام نظام نقاط البيع مثل الاستردادات المزيفة، الإلغاءات الكاذبة، والخصومات الخاصة لأصدقاء وعائلة.

موافقة مزدوجة على الإجراءات الحساسة

المشكلة التي يحلها:: يضيف حاجزاً للسرقة ذات القيمة العالية. حتى لو أراد أحد الموظفين السرقة، لا يمكنه التصرف بمفرده.

تم منع محاولة السرقة: المبالغ المستردة الكبيرة للعملاء الوهميين، أو حذف الفواتير الكبيرة، أو تعديل الفواتير بعد الإغلاق.

عداد إغلاق الدرج والإغلاق التلقائي بدون تأكيد

المشكلة التي يحلها:: (العد التنازلي وإغلاق الدرج اوتوماتيكياً) تمنع الموظفين من "تعديل" المبلغ المتبقي في الدرج ليتطابق مع ما تبقى بعد سرقة جزء منه.
تم منع محاولة السرقة: اختلاس الأموال النقدية، وتغطية العجز في نهاية الوردية يدوياً.

التفتيش المفاجئ

لا تزال الشيكات العشوائية واحدة من أكثر الطرق فعالية لمنع السرقة. باستخدام Polaris ERP، يمكن للمشرفين سحب تقارير المبيعات في الوقت الفعلي على الفور، والتحقق من الطلبات، ومطابقة الأموال النقدية المحصلة - كل ذلك من هواتفهم أو شخصيًا. وقد طبّق أحد عملائنا، وهو سلسلة مطاعم آسيوية دولية، هذه الطريقة، و منع سرقة الموظفين في مطاعمهم بنسبة تصل إلى 80% من العاملين فيها.

مراقبة المخزون بتتبع مباشر وفوري

واحدة من أسهل الطرق لخسارة المال هي سرقة المخزون - خاصةً عندما لا يكون مرتبطاً بالمبيعات. يعمل نظام Polaris ERP على سد هذه الفجوة من خلال مزامنة المخزون تلقائيًا مع كل عملية بيع في الوقت الفعلي. هذا المنع ممكن لأن Polaris ERP يفرض وصفات موحدة، ويحدد بوضوح الكمية الدقيقة لكل مكون مطلوب لكل طبق.

لذا، إذا تم بيع طلب واحد من كاري الدجاج، يتم خصم الحصص المحددة من الدجاج وقاعدة الكاري والأرز من المخزون. إذا كانت المكونات مفقودة ولكن المبيعات غير متطابقة، يقوم النظام بالإبلاغ عن ذلك. وهذا يعني أنه لا مزيد من الإفراط في التقسيم أو الإهدار الوهمي أو خروج العناصر ”المنسية“ من الباب الخلفي.

تقارير تحليلية آلية في الوقت الحقيقي

لذا، إذا تم بيع طلب واحد من كاري الدجاج، يتم خصم الحصص المحددة من الدجاج وقاعدة الكاري والأرز من المخزون. إذا كانت المكونات مفقودة ولكن المبيعات غير متطابقة، يقوم النظام بالإبلاغ عن ذلك. وهذا يعني أنه لا مزيد من الإفراط في التقسيم أو الإهدار الوهمي أو خروج العناصر ”المنسية“ من الباب الخلفي.

الرواتب مع تسجيل الحضور والانصراف باستخدام الموقع الجغرافي

تتضمن وحدة الموارد البشرية في Polaris ERP تتبع الموقع الجغرافي الذي يسمح فقط بتسجيل الدخول والخروج عندما يكون الموظفون بالقرب من المطعم. ويعني ذلك عدم وجود تزوير في معلومات الدخول والخروج، وعدم وجود عمل إضافي وهمي، والمزيد من الدقة في كشوف المرتبات. ونعم، إنه يعمل عبر فروع متعددة، لذلك يمكن لمجموعات المطاعم متعددة المواقع أن تظل مسيطرة على الوضع وتتجنب خسارة آلاف الدراهم شهرياً بسبب تكاليف العمالة.

ملاحظات:

إن سرقة الموظفين في المطاعم تكلف شركات المأكولات والمشروبات عشرات أو حتى مئات الآلاف من الدراهم سنويًا إذا لم يتم اكتشافها على الفور ومراقبتها بشكل صحيح. يساعد نظام بولاريس لتخطيط موارد المؤسسات أصحاب المطاعم على اكتشاف هذه المشكلات في وقت مبكر ووضع حد للخسائر قبل أن تخرج عن السيطرة.

قد تكون مهتمًا أيضًا بما يلي:

نظام نقاط البيع المتقدم في الإمارات

هل أنت مستعد للبدء في منع سرقة الموظفين في مطعمك؟

احجز عرض تجريبي مجاني