5 طرق يعمل بها نظام تخطيط موارد المؤسسات المتكامل في المطاعم على تعزيز كفاءة أعمالك

المقدمة

If you’re not already using an all-in-one enterprise resource planning (ERP) system to manage your F&B operations in 2025, you are missing out.

وفقًا لمجلة هارفارد بيزنس ريفيو، تشهد المطاعم التي تطبق نظام تخطيط موارد المؤسسات زيادة في الكفاءة بنسبة 15-20% مقارنةً بالمطاعم التي لا تستخدم هذا النظام. سنتناول في هذه المدونة كيف يمكن أن يساعد حل تخطيط موارد المؤسسات المتكامل في المطاعم على مساعدة الشركات مثل شركتك على العمل بشكل أسرع، وإدارة العمليات بشكل أفضل، وزيادة الكفاءة. سنغطي خمس نقاط رئيسية - ومكافأة - فلنبدأ:

Number 1: Centralization of Restaurant Operations

An ERP system, by definition, is a software solution that covers an organization’s core business processes, like sales, accounting, inventory, purchase, suppliers, HR, marketing, customer relations, all in an unified platform. In the food and beverage (F&B) environment, an ERP is also know as an all-in-one restaurant solution to manage all front of house and back of house operations.

Centralization through a restaurant ERP system enhances efficiency by bringing all essential operations—like inventory, sales, staffing, and accounting – onto one platform. This unified approach eliminates the need for multiple, disconnected systems, reducing manual work and errors. Without an ERP software that has access to all connected systems, you need to update everything manually across sales, delivery, inventory, purchase, etc.

ومع ذلك، عندما تكون جميع الأنظمة متوفرة في مكان واحد، تحت نفس البرنامج، يمكن لمديري المطاعم تحديث الأسعار أو عناصر القائمة بسرعة، والوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي، واتخاذ قرارات مستنيرة، وتبسيط العمليات، مما يوفر الوقت والموارد في نهاية المطاف.

وبالإشارة إلى هذه الميزة التي يوفرها نظام تخطيط موارد المؤسسات، تقول روز آن سواريز، مديرة العمليات في متجر The Honestry، وهو متجر محلي للحلويات الصحية، في إشارة إلى هذه الميزة التي يوفرها نظام تخطيط موارد المؤسسات: “بولاريس قام بتبسيط كيفية إدارة الطلبات. تحديث القائمة في مكان واحد، يتفاعل تلقائياً مع جميع تطبيقات منصات التوصيل. لذا، وبلمسة واحدة فقط، يتم تحديث كل شيء في النظام باستخدام نظام بولاريس ERP.“

تخيل متاعب التحديث اليدوي لكل تطبيق توصيل يدويًا كلما تغيرت قائمة الطعام أو احتاجت الأسعار إلى تعديلات. يمكن للوقت الضائع والإحباط الناتج عن الأخطاء اليدوية أن يتراكم بسرعة، مما يجعل العملية غير فعالة ومعرضة للأخطاء. ولا يقتصر الأمر على كون Polaris ERP منصة مركزية تغطي جميع الأنظمة الداخلية فحسب، بل إنها توفر أيضاً تكاملاً سلساً مع شركات توصيل الطعام التابعة لجهات خارجية، مثل Deliveroo وCareem وNonon وTalabt، إلخ. وكما تؤكد روز، بنقرة واحدة فقط، ينعكس أي تحديث لقائمة الطعام تلقائياً عبر جميع تطبيقات التوصيل.

التقارير في الوقت الفعلي

تعمل التقارير في الوقت الفعلي على تعزيز الكفاءة التشغيلية من خلال توفير رؤى محدثة حول الجوانب الرئيسية لعمليات المطعم. من خلال البيانات في الوقت الفعلي، يمكن للمديرين تحديد المشكلات بسرعة مثل انخفاض مستويات المخزون أو أداء الموظفين أو اتجاهات المبيعات واتخاذ إجراءات فورية لمعالجتها. وهذا يقلل من وقت التعطل، ويقلل من الأخطاء، ويضمن أن القرارات تستند إلى أحدث المعلومات، مما يؤدي إلى عمليات أكثر سلاسة وكفاءة عامة أفضل. 

إليك كيفية تعامل المطاعم التي لا تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات مع إعداد التقارير، مقارنةً بالمطاعم التي تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات:

Scenario Without Restaurant ERP Software:

• داتا سيلوس: تنتشر المعلومات عبر أنظمة مختلفة للمخزون والمبيعات والمحاسبة وإدارة الموظفين. ويعمل كل نظام بشكل مستقل، مما يجعل من الصعب الحصول على صورة كاملة عن الأعمال التجارية.
• إدخال البيانات يدويًا: غالبًا ما يحتاج المديرون إلى سحب التقارير يدويًا من كل نظام، وتصدير البيانات، ثم دمجها في جداول البيانات. هذه العملية تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء.
• تحليلات متأخرة: نظرًا لعدم تحديث البيانات في الوقت الفعلي، غالبًا ما تكون التقارير قديمة بحلول وقت تجميعها. ويعني هذا التأخير أن القرارات تستند إلى معلومات قديمة، مما قد يؤدي إلى تفويت الفرص أو بطء الاستجابة للمشاكل.
• زيادة تكاليف العمالة: The need for manual data entry and reconciliation adds to the workload, requiring more staff time and effort, which increases operational costs, while decreasing quality in front of the house.
• الأخطاء: The constant juggling of multiple restaurant management systems and manual processes can lead to frustration among staff, along with a higher likelihood of mistakes, such as incorrect data entry or overlooked discrepancies.

Scenario with ERP for Restaurants:

• البيانات المركزية: يدمج نظام تخطيط موارد المؤسسات جميع عمليات المطاعم - الجرد والمبيعات والمحاسبة والموارد البشرية وغيرها - في منصة واحدة. وهذا يعني أن جميع البيانات يتم تخزينها والوصول إليها في مكان واحد، مما يؤدي إلى التخلص من الصوامع.
• مزامنة البيانات تلقائياً: يقوم النظام تلقائيًا بجمع البيانات وتحديثها في الوقت الفعلي، مما يوفر وصولاً فوريًا إلى تقارير دقيقة ومحدثة دون تدخل يدوي.
• اتخاذ القرارات السريعة: مع توفر الرؤى في الوقت الفعلي بسهولة، يمكن للمديرين اتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أسرع، والاستجابة بسرعة لاحتياجات المخزون أو اتجاهات المبيعات أو مشكلات التوظيف.
• توفير التكاليف: يساعد تقليل العمالة اليدوية، بالإضافة إلى زيادة كفاءة العمليات، على خفض التكاليف الإجمالية. يمكن للمديرين والموظفين التركيز على المهام ذات القيمة الأعلى بدلاً من إدخال البيانات والتسوية.
• تقليل الأخطاء: تقلل الأتمتة من مخاطر الخطأ البشري، مما يضمن بيانات أكثر موثوقية وعمليات أكثر سلاسة.

لأحد عملائنا, the implementation of Polaris ERP decreased manual data entry by 75%, reducing errors and freeing up valuable staff time for customer service, while also improving inventory management, reducing waste by 20%, due to the real-time insights available with our system.

قابلية التوسع

If growing your F&B business, expanding it to multiple branches, and managing it efficiently is your goal, you should know that the only restaurant software that can help you scale is an all-in-one ERP system, and here is why.

Multi-Branch Restaurant Management

Any other software, like POS, inventory management or accounting software alone or integrated will not be able to support your business’ growth, nor align the operations from across multiple branches of your F&B business. All these need to be done manually, which exposes you to manual errors, as well as time loss, and overall, inefficiency. 

بالإضافة إلى ذلك، يتمتع نظام تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم بالقدرة على جمع البيانات من جميع العلامات التجارية والفروع والمواقع المتاحة، مما يتيح لك الحصول على نظرة عامة شاملة لإجمالي المبيعات والأرباح والنفقات والتدفقات النقدية المتاحة وغير ذلك. وتتمثل ميزة ذلك في أنك ستتمكن في أي لحظة من فهم كيفية أداء عملك وإلى أين يتجه. يمكنك أن تقرر، على سبيل المثال، استنادًا إلى البيانات الدقيقة التي تم جمعها من جميع فروعك، ما إذا كانت اللحظة مناسبة للاستثمار أو لتوسيع نطاق عملك.

Flexibility to Support F&B Business Growth

صُمم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ليتناسب مع أعمالك، فهو يوفر المرونة والأدوات اللازمة لدعم النمو في أي مرحلة من مراحل العمل. ومع توسع أعمالك، فإن نظام تخطيط موارد المؤسسات يحتوي بالفعل على الميزات والوظائف اللازمة لدعم نمو أعمالك، مما يضمن حصولك على الموارد اللازمة لإدارة التعقيدات المتزايدة ومواصلة العمل بكفاءة.

استخدام مزايا حل تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم الخاص بنا, هوب ديزيتس اند شيكس نمت من فرع واحد إلى سبعة فروع في ثلاث سنوات، في حين أن أحد عملائنا الآخرين ارتفع عدد فروعه من 45 إلى 57 مطعمًا، مضيفًا 12 فرع جديد في 12 شهر. 

Number 4: Advanced Financial Security

An ERP system boosts restaurant efficiency by offering strong financial security features. It protects sensitive data like sales records and customer details with encryption and secure access controls. This reduces the risk of data breaches and keeps operations smooth. 

من خلال ضمان أن الموظفين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى بيانات محددة وتوفير المراقبة والتنبيهات في الوقت الفعلي لأي أنشطة مشبوهة، يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات في الحفاظ على سلامة العمليات وموثوقيتها. ومن خلال المراقبة والتنبيهات في الوقت الفعلي، يمكن للموظفين التركيز على الخدمة دون القلق بشأن أمن البيانات، مما يزيد من الكفاءة التشغيلية.

في غضون 12 شهرًا من استخدام نظام بولاريس, مطعم قصاب التركي تعزيز المالية النزاهة نسبة 80%، وذلك بفضل تحسين ضوابط وصول المستخدم والتدابير الأمنية القوية التي قللت بشكل كبير من مخاطر الخسارة المالية وضمنت دقة تقارير المبيعات.

الأتمتة

In a restaurant environment, there is a multitude of manually handled and repetitive tasks, such as:

• Inventory management (manually counting stocks or filling inventory sheets)
• Order processing (manually entering clients’ orders into multiple systems or paper logs and physically tracking order status)
• Financial reconciliation (manually calculating daily sales, reconciling cash registers, and preparing financial reports), to name a few.

تعمل الأتمتة من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم على تحويل النظام الأساسي. وهذا يعني تتبع المخزون في الوقت الفعلي، ومعالجة الطلبات اليدوية والمهام المتكررة من خلال تغطيتها تحت واحدة تلقائيًا، وإنشاء التقارير المالية دون إدخال يدوي. ومن خلال الحد من الإدخال اليدوي والأخطاء، يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات على تبسيط العمليات وتوفير الوقت وضمان دقة البيانات ومواءمة جميع الأنظمة. 

Bonus:

قدرات نظام ERP للمطاعم المدعوم بالذكاء الاصطناعي

This last point, which not many restaurant software include, can make a significant difference in how you run your restaurant business. AI-Powered Menu Engineering, or AI-Powered Food Cost Calculator are AI-enabled capabilities that can supercharge your restaurant business, and this is how:

تطوير القوائم بتقنية الذكاء الاصطناعي

This revolutionary feature boosts restaurants’ operational efficiency by analyzing sales trends, customer preferences, and cost structures to recommend strategic menu updates. It categorizes menu items into segments like:

• Most Profitable and Most Popular
• Profitable, but not Popular
• Popular, but not Profitable
• Not Profitable and not Popular

This provides a clear opportunity to identifying which items drive profits and which need adjustments or must be removed from the menu. It then provides recommendations, based on the specific menu items and all sales, accounting, or purchase data, to help you reach your goal, be that increased revenue, or cost savings.

يساعد هذا النهج المستهدف على زيادة الإيرادات وتقليل التكاليف وتعزيز رضا العملاء.

برنامج حساب تكاليف الطعام باستخدام الذكاء الاصطناعي

يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات في المطاعم المزود بآلة حاسبة لتكاليف الطعام مدعومة بالذكاء الاصطناعي على تعزيز الكفاءة التشغيلية من خلال أتمتة عملية حساب تكاليف الطعام. فهو يجمع البيانات من أنظمة المخزون والمشتريات والمبيعات بشكل مركزي، مما يسمح بتحديثات في الوقت الفعلي لتكاليف المكونات والكميات دون الحاجة إلى إدخال يدوي. يقوم الذكاء الاصطناعي بتحليل هذه البيانات لتقديم رؤى وتوصيات، مما يساعد المطاعم على تحسين التكاليف وتقليل الهدر والحفاظ على جودة الأطباق المتناسقة، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين الكفاءة والربحية.

إلى جانب دعم زيادة الكفاءة التشغيلية لشركات المأكولات والمشروبات، يساهم حل برمجيات تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم أيضًا في زيادة الأرباح وزيادة الإيرادات، من خلال تسريع عملية معالجة الطلبات، والسماح بخدمة المزيد من العملاء.

Polaris ERP – All in One Restaurant Solution

إن Polaris ERP هو حل شامل مصمم خصيصًا لصناعة المطاعم، ويعالج التحديات الفريدة التي يواجهها مديرو ومالكو المطاعم والمقاهي. فهو يعزز الكفاءة التشغيلية من خلال ميزات متقدمة مصممة خصيصاً لتلبية تعقيدات إدارة المطاعم. وبفضل إمكانات الذكاء الاصطناعي المدمجة، يتجاوز Polaris ERP البرامج النموذجية من خلال تقديم رؤى مشابهة لخدمات استشارات الأعمال. فهو يستفيد من البيانات في الوقت الفعلي من المخزون والمبيعات والمحاسبة والمشتريات في مطعمك لتقديم توصيات مخصصة تتماشى مع أهداف عملك، مما يساعدك على زيادة الأرباح وتبسيط العمليات.

مواصلة القراءة: