يدوي أم آلي؟ دور نظام تخطيط موارد المؤسسات في تحسين إدارة الوقت لمديري المطاعم

المقدمة

يُعد منصب مدير مطعم من أكثر الوظائف تطلباً في القوى العاملة اليوم. يتضمن هذا الدور ساعات عمل طويلة وغير منتظمة، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع والأعياد، بينما يتطلب من المديرين التوفيق بين المهام غير المتوقعة، وتلبية توقعات العملاء، والتعامل مع تحديات إدارة الموظفين. 

سنكشف في هذه المدونة عن أكثر ما يستهلك معظم الوقت عند إدارة المطعم، ومقدار الوقت المستغرق في هذه المهام، وكيفية مقارنة العمليات اليدوية بالحلول الآلية، بدعم من حل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتحسين إدارة الوقت في المطاعم.

ما الذي يستغرق وقتاً في إدارة مطعم

تستغرق إدارة المطعم وقتاً طويلاً بسبب مهام مثل تتبع المخزون وجدولة الموظفين ومعالجة الطلبات والتعامل مع الشؤون المالية يدوياً. وبدون نظام تخطيط موارد المؤسسات الذي يعمل على أتمتة معظم هذه المهام، يمكن أن تستغرق قدراً كبيراً من الوقت، وتتطلب الكثير من الاهتمام، وعند تعدد المهام، كما هو الحال في صناعة المطاعم، يمكن أن يؤدي ذلك إلى حدوث أخطاء، مما يجعل العمليات أقل كفاءة، ويزيد من الضغط والإجهاد. 

هناك دراسة أجرتها هارفارد بزنس ريفيو وجدت أن المطاعم التي تستخدم حل تخطيط موارد المؤسسات لإدارة عملياتها تعزز كفاءتها بنسبة 15-20% مقارنةً بتلك التي لا تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات.

إليك ما يستغرق وقتاً طويلاً في إدارة مطعم:

إدارة المخزون للمطاعم

إدارة مخزون المطاعم التي يتم التعامل معها يدويًا

في حالة عدم وجود نظام تخطيط موارد المؤسسات، يمكن أن تكون إدارة المخزون في المطاعم مهمة شاقة للغاية، مع وجود عمليات يدوية متعددة، وهي عرضة للأخطاء البشرية. من تتبع مستويات المخزون يدويًا، إلى فهم الكمية المتاحة لكل صنف، إلى إعادة التخزين، والتأكد من تطابق الأصناف والكميات المطلوبة مع تلك التي تم طلبها، ومراقبة مستويات التوريد باستمرار، يمكن أن يستغرق هذا النشاط وحده حوالي 15 ساعة أسبوعيًا. 

خلال هذه العملية الشاقة، قد تحدث أخطاء في مراحل مختلفة، مما سيؤثر على ربحية الشركة. بالإضافة إلى ذلك، مع إجراء العديد من المهام يدويًا، ستتأثر الكفاءة أيضًا، وهذا يترجم أيضًا إلى خسارة المال من خلال ارتفاع تكاليف العمالة أو الهدر، عندما تتجاوز العناصر الموجودة في المخزون تاريخ انتهاء الصلاحية، بسبب الأخطاء اليدوية في إدارة المخزون.

إدارة مخزون المطاعم التي يتم التعامل معها باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات

عندما يستخدم المطعم نظام تخطيط موارد المؤسسات لإدارة المخزون، تصبح العملية بأكملها مبسطة وآلية مما يقلل من الحاجة إلى الإدخال اليدوي. يتتبع النظام تلقائيًا مستويات المخزون في الوقت الفعلي، مما يمنح المديرين رؤية دقيقة لكميات المخزون في أي لحظة. يتم تبسيط عملية إعادة التخزين من خلال التنبيهات الآلية عند انخفاض المخزون، ويمكن تقديم الطلبات مباشرةً مع الموردين من خلال النظام. 

كما يضمن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أيضًا تطابق الأصناف والكميات المستلمة مع الطلبات المقدمة، مما يقلل من الأخطاء. هذه الأتمتة تقلل من مخاطر الأخطاء البشرية، وتحسن الكفاءة، وتوفر في نهاية المطاف الوقت والمال عن طريق خفض تكاليف العمالة وتقليل الفاقد.

وإجمالاً، لن تشغل هذه الأنشطة المتعددة التي تنطوي عليها إدارة مخزون المطاعم أكثر من 5 ساعات أسبوعيًا في جدول مدير المطعم، مما يزيد من الكفاءة بنسبة 67% تقريبًا مقارنة بالمطاعم التي لا تستخدم حل تخطيط موارد المؤسسات.

إدارة الطلبات عبر قنوات متعددة

إدارة الطلبات متعددة القنوات التي يتم التعامل معها يدوياً

تشير معالجة الطلبات في المطاعم إلى الخطوات المتبعة في تلقي طلبات العملاء وإدارتها وتنفيذها. ويشمل ذلك تلقي الطلبات من قنوات مختلفة مثل الطلبات الواردة من المطاعم والطلبات الخارجية والطلبات الهاتفية ومنصات توصيل الطعام عبر الإنترنت (مثل Deliveroo وTalabat وZomato وغيرها).

في المطاعم التي لا تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات، يتم التعامل مع إدارة الطلبات يدويًا، مما يتطلب من الموظفين إدارة الطلبات من منصات مختلفة. هذا النهج المجزأ يرفع نسبة الخطأ، مثل الطلبات المفقودة أو المكررة، ويمكن أن يؤدي إلى التأخير في المعالجة، وعدم دقة تتبع المخزون، وإرهاق الموظفين. يمكن أن تستغرق إدارة هذه الطلبات يدويًا حوالي 15 ساعة كل أسبوع (أكثر أو أقل حسب مدى تعقيد أعمال المأكولات والمشروبات)، مما يقلل من الكفاءة ويزيد من احتمالية عدم رضا العملاء.

إدارة الطلبات متعددة القنوات التي يتم التعامل معها باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات

من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، تتم معالجة الطلبات بشكل آلي ومبسط، حيث يتم دمج الطلبات من المطاعم التي تقدم الطعام في المطعم، والطلبات الخارجية ومنصات الإنترنت في مكان واحد. وهذا يقلل من الإدخال اليدوي ويضمن التواصل الدقيق مع المطبخ.

من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسات، تكون إدارة الطلبات متعددة القنوات مركزية، مما يسمح للمطاعم بالتعامل مع منصات توصيل متعددة مثل طلبات و وديليفرو، كل ذلك في لوحة تحكم واحدة. تضمن هذه المنصة الموحدة دمج الطلبات من مختلف المصادر بسلاسة ومعالجتها في الوقت الفعلي، مما يلغي الحاجة إلى التعامل مع أنظمة متعددة. بالإضافة إلى ذلك، يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أيضاً على مركزية الطلبات الشخصية والهاتفية من خلال مزامنتها مباشرةً في النظام نفسه، مما يضمن تتبعاً متسقاً وإدارة دقيقة للمخزون ومعالجة مبسطة عبر جميع قنوات الطلبات. 

وعمومًا، لا يستغرق هذا النشاط أكثر من 4 ساعات أسبوعيًا، ويضمن خدمة خالية من الأخطاء، حتى في أوقات الذروة، ويحسن كفاءة العمل بنسبة 67%.

إدارة الموردين

إدارة الموردين التي يتم التعامل معها يدويًا

يمكن أن تستغرق إدارة طلبات الموردين ما بين 7 إلى 12 ساعة أسبوعيًا، اعتمادًا على مدى تعقيد عمليات المطعم. ويتضمن ذلك التحقق من التوافر والأسعار مع العديد من الموردين، وأحياناً التفاوض، ووضع طلبات إعادة التخزين بعناية مع المواءمة مع احتياجات المخزون. يجب على المديرين أيضًا التواصل عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني والمتابعة للتأكد من تقديم الطلبات بشكل صحيح - وهي عملية لا تستغرق وقتًا طويلاً ومملة فحسب، بل هي أيضًا عرضة للأخطاء البشرية.

إدارة الموردين التي يتم التعامل معها باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

مع نظام تخطيط موارد المؤسسات، تصبح إدارة طلبات الموردين أسرع وأكثر كفاءة، حيث تستغرق حوالي ساعتين فقط في الأسبوع. يتتبع النظام تلقائيًا مستويات المخزون ويُنشئ أوامر الشراء ويقترح ما يجب إعادة تخزينه بناءً على البيانات في الوقت الفعلي. يتم تبسيط التواصل مع الموردين من خلال العمليات الآلية، مما يقلل من الحاجة إلى رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية المتبادلة ذهابًا وإيابًا، ويقلل من الأخطاء البشرية، ويوفر الوقت لمهام أخرى، مثل التركيز على تقديم خدمة عملاء ممتازة. 

عندما يكون نظام تخطيط موارد المؤسسات، مثل Polaris ERP يستخدم، فإن المطاعم تحسن أداءها بنسبة 75%.

إدارة بيانات الموظفين

التعامل مع بيانات الموظفين وإدارة كشوف الرواتب يدوياً

تستغرق إدارة بيانات الموظفين وكشوف المرتبات يدويًا في المطاعم وقتًا طويلاً، حيث تستغرق ما يصل إلى 12 ساعة أسبوعيًا. وذلك لأن مهام مثل تتبع ساعات العمل وحساب الأجور وتحديث سجلات الموظفين وإدارة المزايا تتطلب اهتماماً مستمراً، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة وزيادة مخاطر الخطأ البشري. بدون الأتمتة، يجب على المديرين التعامل مع هذه المهام المتكررة يدويًا، مما يؤدي إلى إبطاء العمليات.

معالجة الجدولة وإدارة الموظفين باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

مع وجود نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، تصبح إدارة بيانات الموظفين وكشوف المرتبات أكثر كفاءة، مما يقلل الوقت إلى بضع ساعات فقط في الأسبوع. تتعامل الأتمتة مع مهام مثل تتبع ساعات العمل وحساب الأجور وتحديث السجلات، مما يقلل من الجهد اليدوي ويقلل من الأخطاء.

عند استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات لجدولة وإدارة الموظفين، تصبح العملية أسرع بكثير، حيث تستغرق حوالي 3 ساعات فقط في الأسبوع، مما يحسن الكفاءة بنسبة 75%.

التسوية المالية

إجراء التسويات المالية يدوياً

التسوية المالية هي عملية مقارنة مجموعتين من السجلات المالية والتحقق منها للتأكد من تطابقها ودقتها. وعادة ما ينطوي ذلك على التحقق من السجلات من مصادر مختلفة، مثل كشوف الحسابات المصرفية مقابل السجلات المحاسبية الداخلية، لتحديد وتصحيح التناقضات. الهدف هو التأكد من أن جميع المعاملات مسجلة بشكل صحيح وأن البيانات المالية دقيقة وموثوقة.

في المطعم الذي لا يستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات، تصبح التسوية المالية مهمة مرهقة تنطوي على التتبع اليدوي عبر أنظمة أو جداول بيانات متعددة. يجب على الموظفين مقارنة البيانات ومطابقتها من مصادر مختلفة مثل أنظمة نقاط البيع وبرامج المحاسبة وكشوف الحسابات المصرفية، وهو أمر يستغرق وقتاً طويلاً وعرضة للأخطاء البشرية. 

تزيد هذه العملية من مخاطر التناقضات والمعاملات والبيانات المالية غير الدقيقة، كما أنها تستغرق وقتًا طويلاً، حيث يمكن أن تستغرق ما يصل إلى 8 ساعات أسبوعيًا. بالإضافة إلى ذلك، يؤدي عدم تكامل البيانات في الوقت الفعلي إلى تأخير تحديد المشكلات المالية، مما يؤثر على اتخاذ القرارات في الوقت المناسب والإدارة المالية بشكل عام. 

التسويات المالية التي يتم التعامل معها باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات

في المطعم الذي يستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات، تكون التسوية المالية مبسطة وفعالة بسبب الطبيعة المركزية للنظام. يدمج نظام تخطيط موارد المؤسسات البيانات من مصادر مختلفة - مثل أنظمة نقاط البيع وبرامج المحاسبة وكشوف الحسابات والبيانات المصرفية - في منصة موحدة، مما يسمح بإجراء تحديثات في الوقت الفعلي ومضاهاة السجلات المالية تلقائيًا. 

وهذا يقلل من الجهد اليدوي ويقلل من مخاطر الأخطاء ويضمن تحديد التناقضات ومعالجتها بسرعة. وتسهّل الأتمتة والمركزية التي يوفرها نظام تخطيط موارد المؤسسات إجراء تسويات مالية دقيقة وفي الوقت المناسب، مما يدعم تحسين عملية صنع القرار والإدارة المالية. 

عند استخدام نظام Polaris لتخطيط موارد المؤسسات (Polaris ERP)، يتم تقليل مدة التسوية المالية إلى ساعتين في الأسبوع، مما يحسن الكفاءة الإجمالية بنسبة 75%.

تحديث قائمة الطعام 

يتم التعامل مع تحديثات القائمة يدوياً

في المطعم الذي لا يستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات، يمكن أن تستغرق تحديثات القائمة وقتًا طويلاً، حيث تستغرق ما يصل إلى 8 ساعات أسبوعيًا، وهو نشاط معرض للأخطاء البشرية، حيث يجب تطبيق التغييرات يدويًا عبر منصات وأنظمة متعددة. يجب على الموظفين تحديث كل نظام على حدة، بما في ذلك نقاط البيع والمخزون وقواعد بيانات التسعير، مما قد يؤدي إلى عدم الاتساق والتأخير في عكس عناصر القائمة الجديدة أو التغييرات. 

يزيد هذا النهج المجزأ من خطر تقديم معلومات قديمة أو غير صحيحة للعملاء والموظفين. ويمكن أن يؤثر على الرؤى الشاملة ودقة البيانات، مما يجعل من الصعب استخلاص رؤى موثوقة لاتخاذ قرارات دقيقة والتخطيط الاستراتيجي.

يتم التعامل مع تحديثات القائمة يدوياً

عندما يستخدم المطعم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتحديثات القائمة، تصبح العملية مبسطة وفعالة. يسمح نظام تخطيط موارد المؤسسات بإجراء تحديثات في الوقت الفعلي عبر جميع المنصات المتكاملة في وقت واحد، مما يضمن الاتساق في التسعير وتوافر العناصر والعروض الترويجية. يقلل هذا النهج المركزي من الأخطاء ويضمن انعكاس التغييرات بدقة في أنظمة نقاط البيع وإدارة المخزون والمجالات الأخرى ذات الصلة، مما يؤدي إلى بيانات أكثر موثوقية وعمليات أكثر سلاسة. 

يؤدي استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات لتحديثات القائمة إلى تقليل العمل إلى ساعتين تقريبًا أسبوعيًا، مما يحسن الكفاءة بنسبة 80%.

حساب تكلفة الطعام

حساب تكلفة الطعام التي يتم التعامل معها يدوياً

يمكن أن يكون حساب تكلفة البضائع المباعة (COGS) لمطعم بدون نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أمرًا صعبًا للغاية ويتطلب عمالة كثيفة. فبدون بيانات مركزية، يجب على مديري المطاعم تتبع المخزون وأوامر الشراء والمبيعات يدوياً، وغالباً ما يستخدمون جداول البيانات أو أنظمة محاسبة منفصلة. 

يؤدي هذا النهج اليدوي إلى زيادة مخاطر الأخطاء والتناقضات، مما يجعل من الصعب حساب تكلفة السلع والخدمات بدقة. بالإضافة إلى ذلك، قد يستغرق التوفيق بين سجلات المخزون وبيانات المبيعات وقتاً طويلاً، مما قد يؤدي إلى تأخير في إعداد التقارير والتحليلات المالية. يمكن أن يستغرق هذا النشاط وحده ما يصل إلى 9-10 ساعات في الأسبوع.

حساب تكلفة الطعام التي يتم التعامل معها باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات

يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات على تبسيط حسابات تكلفة الطعام بشكل كبير، لأنه يربط المخزون ببيانات المبيعات والمشتريات، حيث يكون قادرًا على توفير حسابات دقيقة وفي الوقت الفعلي لتكاليف التكلفة الإجمالية للمواد الغذائية على الفور. بالإضافة إلى ذلك، فإن حاسبة تكلفة الطعام التي تعمل بالذكاء الاصطناعي داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات، توفر أيضًا توصيات ذكية، استنادًا إلى البيانات الحقيقية للمطعم.

يؤدي استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات لحساب تكاليف الطعام إلى تقليل الوقت من حوالي 9 ساعات إلى ساعتين في الأسبوع، مما يعزز الكفاءة بنسبة 78%.

برمجيات تخطيط موارد المؤسسات توفر الوقت وتعزز نمو المطاعم

تنطوي إدارة المطعم على العديد من المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً وغالبًا ما تكون متكررة والتي يمكن تبسيطها باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات. من خلال أتمتة العمليات مثل إدارة المخزون أو معالجة الطلبات أو إدارة الموردين أو التسوية أو كشوف المرتبات، يمكن للمطاعم توفير الكثير من الوقت وتقليل الأخطاء. 

لا يقتصر دور نظام تخطيط موارد المؤسسات على تعزيز الكفاءة فحسب، بل يسمح أيضًا لمديري المطاعم بالتركيز أكثر على تقديم خدمة رائعة وتحسين الربحية. يمكن للتحول إلى تكنولوجيا تخطيط موارد المؤسسات أن يوفر، في المتوسط، 75% من الوقت المخصص للمهام المتكررة التي يتم التعامل معها يدوياً. يمكن تخصيص هذا الوقت الموفر لتنمية المطعم، وتحسين الخدمة وجودة الطعام، وتعزيز تجربة العملاء بشكل عام.

تواصل واحجز عرض تجريبي مجاني