5 Ways an All-in-One Restaurant ERP System Supercharges Your Business Efficiency

المقدمة

إذا لم تكن تستخدم بالفعل نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) لإدارة عمليات المأكولات والمشروبات في عام 2024، فقد فاتك الكثير.

وفقًا لمجلة هارفارد بيزنس ريفيو، تشهد المطاعم التي تطبق نظام تخطيط موارد المؤسسات زيادة في الكفاءة بنسبة 15-20% مقارنةً بالمطاعم التي لا تستخدم هذا النظام. سنتناول في هذه المدونة كيف يمكن أن يساعد حل تخطيط موارد المؤسسات المتكامل في المطاعم على مساعدة الشركات مثل شركتك على العمل بشكل أسرع، وإدارة العمليات بشكل أفضل، وزيادة الكفاءة. سنغطي خمس نقاط رئيسية - ومكافأة - فلنبدأ:

المركزية

نظام تخطيط موارد المؤسسات، بحكم تعريفه، هو حل برمجي يغطي العمليات التجارية الأساسية للمؤسسة أو المطعم، مثل المبيعات والمحاسبة والمخزون والمشتريات والموردين والموارد البشرية والتسويق وعلاقات العملاء، كل ذلك في منصة واحدة موحدة.

تعزز المركزية من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسات كفاءة المطاعم من خلال جمع جميع العمليات الأساسية - مثل المخزون والمبيعات والتوظيف والمحاسبة - إلى منصة واحدة. هذا النهج الموحد يلغي الحاجة إلى أنظمة متعددة غير متصلة، مما يقلل من العمل اليدوي والأخطاء. فبدون برنامج تخطيط موارد المؤسسات الذي لديه إمكانية الوصول إلى جميع الأنظمة المتصلة، ستحتاج إلى تحديث كل شيء يدويًا عبر المبيعات والتسليم والمخزون والمشتريات وما إلى ذلك.

ومع ذلك، عندما تكون جميع الأنظمة متوفرة في مكان واحد، تحت نفس البرنامج، يمكن لمديري المطاعم تحديث الأسعار أو عناصر القائمة بسرعة، والوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي، واتخاذ قرارات مستنيرة، وتبسيط العمليات، مما يوفر الوقت والموارد في نهاية المطاف.

وبالإشارة إلى هذه الميزة التي يوفرها نظام تخطيط موارد المؤسسات، تقول روز آن سواريز، مديرة العمليات في متجر The Honestry، وهو متجر محلي للحلويات الصحية، في إشارة إلى هذه الميزة التي يوفرها نظام تخطيط موارد المؤسسات: “بولاريس قام بتبسيط كيفية إدارة الطلبات. تحديث القائمة في مكان واحد، يتفاعل تلقائياً مع جميع تطبيقات منصات التوصيل. لذا، وبلمسة واحدة فقط، يتم تحديث كل شيء في النظام باستخدام نظام بولاريس ERP.“

تخيل متاعب التحديث اليدوي لكل تطبيق توصيل يدويًا كلما تغيرت قائمة الطعام أو احتاجت الأسعار إلى تعديلات. يمكن للوقت الضائع والإحباط الناتج عن الأخطاء اليدوية أن يتراكم بسرعة، مما يجعل العملية غير فعالة ومعرضة للأخطاء. ولا يقتصر الأمر على كون Polaris ERP منصة مركزية تغطي جميع الأنظمة الداخلية فحسب، بل إنها توفر أيضاً تكاملاً سلساً مع شركات توصيل الطعام التابعة لجهات خارجية، مثل Deliveroo وCareem وNonon وTalabt، إلخ. وكما تؤكد روز، بنقرة واحدة فقط، ينعكس أي تحديث لقائمة الطعام تلقائياً عبر جميع تطبيقات التوصيل.

التقارير في الوقت الفعلي

تعمل التقارير في الوقت الفعلي على تعزيز الكفاءة التشغيلية من خلال توفير رؤى محدثة حول الجوانب الرئيسية لعمليات المطعم. من خلال البيانات في الوقت الفعلي، يمكن للمديرين تحديد المشكلات بسرعة مثل انخفاض مستويات المخزون أو أداء الموظفين أو اتجاهات المبيعات واتخاذ إجراءات فورية لمعالجتها. وهذا يقلل من وقت التعطل، ويقلل من الأخطاء، ويضمن أن القرارات تستند إلى أحدث المعلومات، مما يؤدي إلى عمليات أكثر سلاسة وكفاءة عامة أفضل. 

إليك كيفية تعامل المطاعم التي لا تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات مع إعداد التقارير، مقارنةً بالمطاعم التي تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات:

السيناريو بدون استخدام نظام ERP

• داتا سيلوس: تنتشر المعلومات عبر أنظمة مختلفة للمخزون والمبيعات والمحاسبة وإدارة الموظفين. ويعمل كل نظام بشكل مستقل، مما يجعل من الصعب الحصول على صورة كاملة عن الأعمال التجارية.
• إدخال البيانات يدويًا: غالبًا ما يحتاج المديرون إلى سحب التقارير يدويًا من كل نظام، وتصدير البيانات، ثم دمجها في جداول البيانات. هذه العملية تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء.
• تحليلات متأخرة: نظرًا لعدم تحديث البيانات في الوقت الفعلي، غالبًا ما تكون التقارير قديمة بحلول وقت تجميعها. ويعني هذا التأخير أن القرارات تستند إلى معلومات قديمة، مما قد يؤدي إلى تفويت الفرص أو بطء الاستجابة للمشاكل.
• زيادة تكاليف العمالة: تضيف الحاجة إلى إدخال البيانات وتسويتها يدويًا إلى عبء العمل، مما يتطلب المزيد من وقت الموظفين وجهدهم، مما يزيد من التكاليف التشغيلية.
• الأخطاء: يمكن أن يؤدي التنقل المستمر بين الأنظمة المتعددة والعمليات اليدوية إلى إحباط الموظفين، إلى جانب زيادة احتمالية حدوث أخطاء، مثل إدخال البيانات بشكل غير صحيح أو التناقضات التي يتم التغاضي عنها.

السيناريو مع استخدام نظام ال ERP

• البيانات المركزية: يدمج نظام تخطيط موارد المؤسسات جميع عمليات المطاعم - الجرد والمبيعات والمحاسبة والموارد البشرية وغيرها - في منصة واحدة. وهذا يعني أن جميع البيانات يتم تخزينها والوصول إليها في مكان واحد، مما يؤدي إلى التخلص من الصوامع.
• مزامنة البيانات تلقائياً: يقوم النظام تلقائيًا بجمع البيانات وتحديثها في الوقت الفعلي، مما يوفر وصولاً فوريًا إلى تقارير دقيقة ومحدثة دون تدخل يدوي.
• اتخاذ القرارات السريعة: مع توفر الرؤى في الوقت الفعلي بسهولة، يمكن للمديرين اتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أسرع، والاستجابة بسرعة لاحتياجات المخزون أو اتجاهات المبيعات أو مشكلات التوظيف.
• توفير التكاليف: يساعد تقليل العمالة اليدوية، بالإضافة إلى زيادة كفاءة العمليات، على خفض التكاليف الإجمالية. يمكن للمديرين والموظفين التركيز على المهام ذات القيمة الأعلى بدلاً من إدخال البيانات والتسوية.
• تقليل الأخطاء: تقلل الأتمتة من مخاطر الخطأ البشري، مما يضمن بيانات أكثر موثوقية وعمليات أكثر سلاسة.

لأحد عملائناقلل تطبيق نظام Polaris لتخطيط موارد المؤسسات من الإدخال اليدوي للبيانات بنسبة 75%، مما قلل من الأخطاء ووفر وقتًا ثمينًا للموظفين لخدمة العملاء، مع تحسين إدارة المخزون أيضًا، مما قلل من الهدر بنسبة 20%، وذلك بفضل الرؤى المتاحة في الوقت الفعلي مع نظامنا.

قابلية التوسع

إذا كان هدفك هو تنمية أعمالك في مجال المأكولات والمشروبات، وتوسيعها إلى فروع متعددة، وإدارتها بكفاءة، فيجب أن تعرف أن نظام المطعم الوحيد الذي يمكن أن يساعدك على التوسع هو نظام تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم، وإليك السبب.

لن تتمكن أي برامج أخرى، مثل برامج نقاط البيع أو إدارة المخزون أو برامج المحاسبة وحدها أو المتكاملة من دعم نمو أعمالك، ومواءمة العمليات من خلال فروع متعددة من أعمال المأكولات والمشروبات الخاصة بك. يجب القيام بكل ذلك يدويًا، مما يعرضك للأخطاء اليدوية، بالإضافة إلى ضياع الوقت وعدم الكفاءة بشكل عام. 

بالإضافة إلى ذلك، يتمتع نظام تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم بالقدرة على جمع البيانات من جميع العلامات التجارية والفروع والمواقع المتاحة، مما يتيح لك الحصول على نظرة عامة شاملة لإجمالي المبيعات والأرباح والنفقات والتدفقات النقدية المتاحة وغير ذلك. وتتمثل ميزة ذلك في أنك ستتمكن في أي لحظة من فهم كيفية أداء عملك وإلى أين يتجه. يمكنك أن تقرر، على سبيل المثال، استنادًا إلى البيانات الدقيقة التي تم جمعها من جميع فروعك، ما إذا كانت اللحظة مناسبة للاستثمار أو لتوسيع نطاق عملك.

صُمم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ليتناسب مع أعمالك، فهو يوفر المرونة والأدوات اللازمة لدعم النمو في أي مرحلة من مراحل العمل. ومع توسع أعمالك، فإن نظام تخطيط موارد المؤسسات يحتوي بالفعل على الميزات والوظائف اللازمة لدعم نمو أعمالك، مما يضمن حصولك على الموارد اللازمة لإدارة التعقيدات المتزايدة ومواصلة العمل بكفاءة.

استخدام مزايا حل تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم الخاص بنا, هوب ديزيتس اند شيكس نمت من فرع واحد إلى سبعة فروع في ثلاث سنوات، في حين أن أحد عملائنا الآخرين ارتفع عدد فروعه من 45 إلى 57 مطعمًا، مضيفًا 12 فرع جديد في 12 شهر. 

الأمان المتقدم

يعزز نظام تخطيط موارد المؤسسات كفاءة المطاعم من خلال توفير ميزات أمان قوية. فهو يحمي البيانات الحساسة مثل سجلات المبيعات وتفاصيل العملاء من خلال التشفير وضوابط الوصول الآمن. هذا يقلل من مخاطر اختراق البيانات ويحافظ على سلاسة العمليات 

من خلال ضمان أن الموظفين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى بيانات محددة وتوفير المراقبة والتنبيهات في الوقت الفعلي لأي أنشطة مشبوهة، يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات في الحفاظ على سلامة العمليات وموثوقيتها. ومن خلال المراقبة والتنبيهات في الوقت الفعلي، يمكن للموظفين التركيز على الخدمة دون القلق بشأن أمن البيانات، مما يزيد من الكفاءة التشغيلية.

في غضون 12 شهرًا من استخدام نظام بولاريس, مطعم قصاب التركي تعزيز المالية النزاهة نسبة 80%، وذلك بفضل تحسين ضوابط وصول المستخدم والتدابير الأمنية القوية التي قللت بشكل كبير من مخاطر الخسارة المالية وضمنت دقة تقارير المبيعات.

الأتمتة

في مجال المطاعم، هناك العديد من المهام التي يتم التعامل معها يدويًا والمتكررة، مثل إدارة المخزون (عد المخزون يدويًا أو ملء كشوف المخزون)، أو معالجة الطلبات (إدخال طلبات العملاء يدويًا في أنظمة متعددة أو سجلات ورقية وتتبع حالة الطلبات يدويًا) أو التسوية المالية (حساب المبيعات اليومية يدويًا وتسوية سجلات النقد وإعداد التقارير المالية)، على سبيل المثال لا الحصر.

تعمل الأتمتة من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم على تحويل النظام الأساسي. وهذا يعني تتبع المخزون في الوقت الفعلي، ومعالجة الطلبات اليدوية والمهام المتكررة من خلال تغطيتها تحت واحدة تلقائيًا، وإنشاء التقارير المالية دون إدخال يدوي. ومن خلال الحد من الإدخال اليدوي والأخطاء، يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات على تبسيط العمليات وتوفير الوقت وضمان دقة البيانات ومواءمة جميع الأنظمة. 

Bonus:

قدرات نظام ERP للمطاعم المدعوم بالذكاء الاصطناعي

هذه النقطة الأخيرة، وهي ليست خاصة بجميع أنظمة erp، يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في كيفية إدارة أعمال مطعمك. إن هندسة قائمة الطعام المدعومة بالذكاء الاصطناعي، أو حاسبة تكلفة الطعام المدعومة بالذكاء الاصطناعي يمكنها أن تعزز أعمال مطعمك بشكل كبير، وهذه هي الطريقة:

تطوير القوائم بتقنية الذكاء الاصطناعي يعزز الكفاءة التشغيلية للمطاعم من خلال تحليل اتجاهات المبيعات وتفضيلات العملاء وهياكل التكلفة للتوصية بتحديثات استراتيجية لقائمة الطعام. فهو يصنف عناصر قائمة الطعام إلى شرائح مثل النجوم، والمحاريث، والألغاز، والكلاب، ويحدد العناصر التي تحقق الأرباح وتلك التي تحتاج إلى تعديلات. ثم يقدم توصيات، استنادًا إلى عناصر القائمة المحددة وجميع بيانات المبيعات أو المحاسبة أو الشراء، لمساعدتك في الوصول إلى هدفك، سواء كان ذلك زيادة الإيرادات أو توفير التكاليف.

يساعد هذا النهج المستهدف على زيادة الإيرادات وتقليل التكاليف وتعزيز رضا العملاء.

برنامج حساب تكاليف الطعام باستخدام الذكاء الاصطناعي

يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات في المطاعم المزود بآلة حاسبة لتكاليف الطعام مدعومة بالذكاء الاصطناعي على تعزيز الكفاءة التشغيلية من خلال أتمتة عملية حساب تكاليف الطعام. فهو يجمع البيانات من أنظمة المخزون والمشتريات والمبيعات بشكل مركزي، مما يسمح بتحديثات في الوقت الفعلي لتكاليف المكونات والكميات دون الحاجة إلى إدخال يدوي. يقوم الذكاء الاصطناعي بتحليل هذه البيانات لتقديم رؤى وتوصيات، مما يساعد المطاعم على تحسين التكاليف وتقليل الهدر والحفاظ على جودة الأطباق المتناسقة، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين الكفاءة والربحية.

إلى جانب دعم زيادة الكفاءة التشغيلية لشركات المأكولات والمشروبات، يساهم حل برمجيات تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم أيضًا في زيادة الأرباح وزيادة الإيرادات، من خلال تسريع عملية معالجة الطلبات، والسماح بخدمة المزيد من العملاء.

إن Polaris ERP هو حل شامل مصمم خصيصًا لصناعة المطاعم، ويعالج التحديات الفريدة التي يواجهها مديرو ومالكو المطاعم والمقاهي. فهو يعزز الكفاءة التشغيلية من خلال ميزات متقدمة مصممة خصيصاً لتلبية تعقيدات إدارة المطاعم. وبفضل إمكانات الذكاء الاصطناعي المدمجة، يتجاوز Polaris ERP البرامج النموذجية من خلال تقديم رؤى مشابهة لخدمات استشارات الأعمال. فهو يستفيد من البيانات في الوقت الفعلي من المخزون والمبيعات والمحاسبة والمشتريات في مطعمك لتقديم توصيات مخصصة تتماشى مع أهداف عملك، مما يساعدك على زيادة الأرباح وتبسيط العمليات.

مواصلة القراءة: