كيفية تبسيط عمليات المطاعم باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

المقدمة

تواجه عمليات المطاعم الحديثة العديد من التحديات، ويرجع ذلك في المقام الأول إلى استخدام أنظمة متعددة لوظائف مختلفة، مثل المبيعات أو المحاسبة أو المخزون أو المشتريات أو الرواتب أو التسويق. ولا يقتصر الأمر على أن استخدام أنظمة فردية لجميع هذه الوظائف يعني ارتفاع التكاليف بالنسبة للأعمال، والتي تغطي التراخيص والاشتراكات المختلفة، ولكن هذا يولد أيضًا مشكلات معقدة يمكن أن تؤثر على الأعمال على مختلف المستويات:

1. إن العمل مع أنظمة متعددة يعني تجزئة البيانات عبر منصات مختلفة، مما يؤدي إلى عدم الاتساق وعدم الدقة في معالجة البيانات.
2. الأنظمة المختلفة تعني منصات تحليل مختلفة، مما يتطلب عملاً يدويًا لدمج البيانات من جميع الأنظمة المستخدمة. ويتسبب ذلك في عدم الكفاءة والتكرار، وهي عملية معرضة للخطأ، وتترك الأعمال دون رؤى في الوقت الفعلي، وبالتالي تعيق صانعي القرار في اتخاذ قرارات مستنيرة وتفوت الفرص.

والخبر السار هو أن عمليات المطاعم ليست مضطرة للخوض في هذه التعقيدات. فمن الممكن التخلص من جميع المتاعب المرتبطة باستخدام أنظمة متعددة، من خلال القيام بالعكس: استخدام نظام واحد فقط لجميع عمليات المطاعم.

يغطي نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) جميع أنظمة وعمليات الأعمال في منصة واحدة، مما يوفر رؤى واقعية من جميع نقاط البيانات. وعلاوة على ذلك، فإن جميع الأنظمة مدمجة، مما يعني أنها موصولة بشكل طبيعي مع بعضها البعض، مما يعني تجنب العمليات اليدوية لجمع البيانات، أو عمليات التكامل المعقدة، وتوفير رؤى في الوقت الحقيقي تسمح لصانعي القرار باغتنام فرص النمو أو فرص السوق الأخرى.

What is an ERP System for Restaurants?

نظام تخطيط موارد المؤسسات هو عبارة عن منصة برمجيات موحدة تجمع بين جميع وظائف الأعمال، وأتمتة العمليات الأساسية لتعزيز الكفاءة وتوفير رؤى في الوقت الفعلي عبر المؤسسة. عند تطبيقه على صناعة الأغذية والمشروبات (F&B)، يشمل نظام تخطيط موارد المؤسسات جميع الوحدات التشغيلية، مثل المبيعات والمحاسبة والمخزون والشراء وإدارة الوصفات وكشوف المرتبات والتسويق، مما يسهل الأتمتة على مستوى المؤسسة، بالإضافة إلى تبسيط العمليات. 

An ERP system for restaurants fits best franchises, or restaurant groups with multiple branches, which can unify insights from across multiple locations, but also to single-branch restaurants that manage a high number of operations and interact with multiple vendors and partners.

الميزات الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم

كيف يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات على تبسيط عمليات المطاعم الرئيسية

إدارة المخزون: 

يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات في المطاعم، مثل بولاريس على أتمتة تتبع المخزون، مما يوفر تحديثات في الوقت الفعلي حول كيفية تحرك المواد الخام أو السلع النهائية عبر سلسلة التوريد، مما يساعد مديري المطاعم على معرفة متى يجب إعادة تخزين أو استخدام عناصر معينة، وفقًا لطريقة FIFO (الوارد أولاً يخرج أولاً).

بالنسبة لإدارة المخزون، فإن نظام تخطيط موارد المؤسسات المتقدم، المصمم خصيصًا لصناعة الأغذية والمشروبات، مثل نظام تخطيط موارد المؤسسات بولاريس، يقلل أيضًا من عدم الدقة، لأنه لا يترك مجالًا للأخطاء البشرية، بالإضافة إلى أنه يحدد أي تقلبات في أسعار المكونات، ويوصي بإعادة التفاوض مع موردين معينين، أو إيجاد حلول بديلة للحفاظ على التحكم في تكلفة السلع. 

معالجة الطلبات: 

يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات في المطاعم على مركزية معالجة الطلبات من خلال دمج الطلبات من جميع القنوات - تناول الطعام في المطعم، والطلبات الخارجية، والتوصيل - في منصة واحدة. يعمل هذا على تبسيط سير العمل بالكامل، مما يقلل من الأخطاء ويسرّع تنفيذ الطلبات ويوفر نظرة عامة في الوقت الفعلي لجميع الطلبات الواردة. ونتيجة لذلك، فإنه يضمن عمليات أكثر سلاسة ويعزز رضا العملاء في جميع مجالات الخدمة.

الإدارة المالية

يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات على دمج البيانات المالية من مصادر مختلفة في منصة موحدة، مما يؤدي إلى أتمتة إعداد التقارير وتقديم تحليل مفصل للربحية. يعمل هذا على تبسيط العمليات المالية، ويوفر رؤى دقيقة حول الأداء المالي، ويدعم وضع الميزانية والتنبؤ بشكل أفضل، حتى يتمكن أصحاب المطاعم من اغتنام فرص النمو أو فرص السوق الأخرى، مع معرفة أداء أعمالهم في جميع الأوقات.

إدارة الوصفات والسلع الأساسية

تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بإدارة الوصفات وحساب تكلفة البضائع المباعة (COGS) من خلال دمج بيانات المخزون مع مكونات الوصفات. يساعد هذا الأمر المطاعم على التحكم في تكاليف الطعام، وضمان الاتساق في إعداد الأطباق، وتحسين استراتيجيات التسعير لتحسين الربحية الإجمالية. 

ال برنامج حساب تكاليف الطعام باستخدام الذكاء الاصطناعي تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بإدارة الوصفات وحساب تكلفة البضائع المباعة (COGS) من خلال دمج بيانات المخزون مع مكونات الوصفات. يساعد هذا الأمر المطاعم على التحكم في تكاليف الطعام، وضمان الاتساق في إعداد الأطباق، وتحسين استراتيجيات التسعير لتحسين الربحية الإجمالية.

إدارة الموظفين

يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات في المطاعم على تبسيط إدارة الموظفين من خلال أدوات جدولة فعالة، ومعالجة الرواتب آلياً، ومراقبة الأداء في الوقت الفعلي. وهذا يضمن مستويات التوظيف المثلى، ويقلل من عبء العمل الإداري، ويساعد على تتبع إنتاجية الموظفين.

فوائد تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات في مطعمك

توفير الوقت والأتمتة: 

يؤدي استبدال الأنظمة المتعددة بنظام شامل يوحد جميع وظائف المطعم إلى زيادة الكفاءة، مما يؤدي إلى توفير الوقت. يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم على أتمتة العمليات من خلال توحيد المهام التشغيلية المختلفة في نظام مركزي واحد. ويشمل ذلك أتمتة معالجة الطلبات من قنوات متعددة (تناول الطعام في المطعم، والطلبات الخارجية، والتوصيل)، وتبسيط إدارة المخزون من خلال التتبع في الوقت الفعلي وإعادة الطلب الآلي، وإدارة جداول الموظفين وكشوف الرواتب دون تدخل يدوي. 

يتم دمج البيانات المالية تلقائيًا، ويتم إنشاء التقارير دون الحاجة إلى ادخال المعلومات بشكل يدوي، مما يقلل من الأخطاء ويوفر الوقت. بالإضافة إلى ذلك، يتم أتمتة إدارة الوصفات وحسابات تكلفة الإنتاج، مما يضمن جودة متسقة ومراقبة دقيقة للتكاليف. لا تؤدي هذه الأتمتة إلى تعزيز الكفاءة فحسب، بل تتيح لمديري المطاعم التركيز بشكل أكبر على اتخاذ القرارات الاستراتيجية وأقل على المهام الإدارية الروتينية.

زيادة الإيرادات والأرباح

يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات على تعزيز إيرادات المطاعم وربحيتها من خلال معالجة الطلبات بشكل أسرع، مع توصيل الطلبات الآلية بسلاسة بشاشة المطبخ، مما يقلل من التأخير والأخطاء. توفر ميزة هندسة قائمة الطعام المدعومة بالذكاء الاصطناعي في نظام بولاريس توصيات مستهدفة لتعزيز وتعزيز ربحية عناصر قائمة طعام محددة، مما يؤدي إلى زيادة المبيعات. بالإضافة إلى ذلك، من خلال تحسين إدارة المخزون وتقليل الهدر، يضمن النظام التحكم في التكلفة وتحسين هوامش الربح.

• كفاءة التكلفة: 

وجدت دراسة أجرتها شركة Deloitte أن استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات يمكن أن يوفر على المطاعم ما بين 15-20% من تكاليف الطعام السنوية. من خلال دمج برامج متعددة في نظام واحد لتخطيط موارد المؤسسات، يحصل مديرو المطاعم على رؤية واضحة لجميع النفقات والأرباح عبر القنوات، مما يمكنهم من تحديد التكاليف المرتفعة وتقليلها. كما يسلط نظام تخطيط موارد المؤسسات الضوء على مصادر الهدر ويقدم اقتراحات مصممة خصيصاً لتقليل الهدر. يفيد هذا التحسين الشامل للتكاليف بشكل كبير شركات الأغذية والمشروبات التي تستخدم حلول تخطيط موارد المؤسسات.

عام واحد منذ استخدام نظام بولاريس لإدارة عملياتهم, جريلو، الخيار الأكثر صحة شهدت انخفاضًا بنسبة 20% في إهدار المواد الخام، وزيادة في الإيرادات بنسبة 15% بشكل عام، ويرجع ذلك في الغالب إلى استخدام ميزة إدارة الوصفات التي يتضمنها النظام. 

الاتساق 

يضمن نظام تخطيط موارد المؤسسات في المطاعم الاتساق من خلال توحيد العمليات في جميع العمليات، من إعداد الطعام إلى خدمة العملاء. فمن خلال توفير وصفات موحدة وأحجام حصص الطعام وتعليمات الطهي، يضمن إعداد كل طبق بنفس المستوى العالي، بغض النظر عن العاملين في المطبخ. بالإضافة إلى ذلك، يساعد النظام في الحفاظ على جودة الخدمة المتسقة وتجربة العملاء من خلال أتمتة المهام الرئيسية وتتبع مقاييس الأداء، مما يضمن سير كل جانب من جوانب المطعم بسلاسة وموثوقية.

القدرة على التوسع: 

يدعم حل تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم نمو أعمال المطاعم والمقاهي. على عكس البرامج الأخرى التي لا تغطي سوى أجزاء من عمليات المطعم (مثل المبيعات أو المخزون أو الشراء أو الموارد البشرية)، فإن تخطيط موارد المؤسسات مناسب تمامًا وقابل للتكيف مع النمو عبر مواقع أو فروع أو علامات تجارية متعددة. فهو يتعامل بكفاءة مع حجم أكبر من المبيعات، وينسق العمليات المعقدة، ويدير العديد من الموردين، مما يضمن أنه مع توسع أعمالك، تظل عملياتك مبسطة وتحت السيطرة.

باستخدام نظام بولاريس لتخطيط موارد المؤسسات، تمكنت إحدى عملائنا، وهي شركة عالمية آسيوية تعمل في مجال سلسلة الأغذية الآسيوية، من الوصول من 45 إلى 57 فرعًا في عام واحد، أضافت 12 فرع جديد في 12 شهر. وقد حققوا ذلك من خلال استخدام ميزة تطوير قوائم الطعام المدعومة بالذكاء الاصطناعي في نظام بولاريس لتحسين أكثر عناصر القائمة ربحيةً، وبيع المزيد، وزيادة ربحيتهم أيضًا.

التحديات المتعلقة باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات

على الرغم من أن تكاليف الإعداد المبدئية قد تبدو مرتفعة بعض الشيء، إلا أن نظام تخطيط موارد المؤسسات في المطاعم يعد استثماراً أفضل من العمل مع أنظمة متعددة. في حين أن هذه قد تبدو أرخص بشكل فردي، إلا أنه عند جمع تكلفة جميع التراخيص والاشتراكات، فإن حل نظام تخطيط موارد المؤسسات هو الخيار الأكثر ملاءمة.

التحدي الآخر الذي يجب أخذه بعين الاعتبار هو تدريب الموظفين، والذي قد يستغرق وقتاً طويلاً في البداية. ومع ذلك، مقارنةً بالإحباطات اليومية الناجمة عن تعطل النظام وعدم الإلمام بمنصات البرامج المتعددة، فإن الاستثمار في التدريب الشامل يثبت أنه مكسب طويل الأجل أكثر من كونه عبئاً. من خلال تزويد الموظفين بالمهارات اللازمة لاستخدام نظام موحد، يمكن للمطاعم تقليل أوجه القصور وتحسين العمليات بشكل عام.

يساعد تخطيط موارد المؤسسات في المطاعم أصحاب المطاعم على إدارة تحديات عمليات المطاعم الحديثة، من خلال توفير منصة واحدة تغطي جميع وظائف المطعم، وتحفيز الأتمتة، وتقليل الأخطاء البشرية، وتوفير رؤى دقيقة وفي الوقت الحقيقي، وتوفير الوقت. وهذا يُترجم إلى تحسين الكفاءة التشغيلية وزيادة الإيرادات والانفتاح على قابلية التوسع.

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول كيفية مساعدة نظام بولارييس في تبسيط عمليات مطعمك وتعزيز الربحية، تواصل معنا اليوم!

قد تكون مهتمًا أيضًا بما يلي:

تواصل واحجز عرض تجريبي مجاني